Учет государственных контрактов и обязательств.

Лист изменений

Дата	Внесены изменения
03.03.2014	Создан документ.
03.07.2023	Обновлен документ, в том числе дополнен: - использование чека «По цене единицы товара, работы, услуги» в заголовке контракта (пп. 6) п.1.2); - схема работы при интеграции с ГИС ЕИС (п. 2.3); - связывание бюджетного обязательства с контрактом (п.4.4); - связывание банковского документа с бюджетным обязательством (п.4.10); - связывание внутреннего документа с контрактом (п. 5.4); Упразднены описание работы через распоряжения на оплату и описание связывания контракта с договором приложения «ЦМТС».
03.08.2023	Обновлено описание действия «Получить документы из ЕИС» (п.2.3).
04.12.2023	Добавлена схема интеграции с ГИС ЕИС (Рисунок 10).
03.09.2024	Уточнен п. 3.2. Файловый импорт госконтракта из ГИС ЕИС. Добавлен п. 3.1. Сервисный импорт госконтракта и справочников из ГИС ЕИС.
21.10.2024	Добавлено описание того, как заказчику или организации, осуществляющей его полномочия, сформировать токен для работы в сервисе отдачи информации и документов (пп. 1.9, 3.1).

1. Параметры и описание используемых разделов

Закупки товаров, работ, услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд с учетом:

Ст. 72-73 Бюджетного кодекса,
Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (до 01.01.2014),
Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (с 01.01.2014 за исключением отдельных положений),
Федерального закона от 18.07.2011 N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (например, закупка за счет грантов).

Все покупки бюджетной / казенной / автономной организации являются либо покупками по контракту, включаемые в реестр, либо по гражданско-правовому договору, не включаемые в реестр, либо прочей бесконтактной закупке (закупка при выставленном счете, через подотчетное лицо, без оформления договора и т.д.). В рамках данных методических указаний будем называть такие покупки контрактом / договором / закупкой.

1.1. Параметры разделов

Перед началом работы необходимо выставить соответствующие параметры.

7 PrefSymb (Символ группирования префикса и номера документов (представление))

Банковские документы:

20 BankPref (Префикс номера банковского документа (Бухгалтерия))

32 Pay_Type (Вид платежа банковского документа (Бухгалтерия)

33 Pay_Kind (Вид оплаты банковского документа (Бухгалтерия)

198 BankDocType (Тип банковских документов (Бухгалтерия))

582 BankDocsNDSDef (Ставка НДС (по умолчанию)

774 BankDocsSpecMark (Особая отметка ХО, формируемой при отработке банковского документа)

1191 BankDocs_SumToGovernmentContracts (Отражать суммы на связанном госконтракте при отработке банковского документа)

1479 BankDocuments_OperType (Вид операции банковского документа)

Бюджетные обязательства:

1425 BLiab_TransferGFU (Номер в ГФУ в основание платежных документов)

1435 BudgetLiabilities_DocPref (Префикс бюджетного обязательства)

1436 BudgetLiabilities_DocType (Тип бюджетного обязательства)

1664 BudgetLiabilities_EOEmpty (При отработке бюджетных обязательств в учете разрешить создание хозяйственных операций без проводок)

1970 BudgetLiabilities_StornCorr (Формировать сторнирующее бюджетное обязательство при корректировке)

1971 BudgetLiabilities_StornRereg (Формировать сторнирующее бюджетное обязательство при перерегистрации)

1972 BudgetLiabilities_StornDocPref (Префикс сторнирующего бюджетного обязательства)

1973 BudgetLiabilities_StornDocType (Тип сторнирующего бюджетного обязательства)

Внутренние документы:

1190 IntDoc_SumToGovernmentContracts (Отражать суммы на связанном госконтракте при отработке внутреннего документа)

Государственные контракты и закупки:

1166 GovernmentContracts_DocPref (Префикс номера контракта/закупки)

1165 GovernmentContracts_DocType (Тип документа контракта/закупки)

1167 GovernmentContracts_MaxSum (Предельный размер по одной сделке)

Имеет значение при выполнении в разделе действия «Контроль закупки одноименных товаров». Если итоговая сумма товаров, подпадающих под условия проверки, превысит заданную здесь сумму, то Система сообщит об этом.

Документы электронного актирования ЕИС:

2127 ASOOSFinancialDocs_LoadQueueName (Имя очереди шины сообщений (получение финансовых документов ЕИС)

Финансовые документы ЕИС:

1991 ASOOSElActDocs_LoadQueueName (Имя очереди шины сообщений (получение документов электронного актирования ЕИС)

1992 ASOOSElActDocs_UploadQueueName (Имя очереди шины сообщений (отправка документов электронного актирования ЕИС)

1.2. Описание раздела «Государственные контракты и закупки»

Раздел «Государственные контракты и закупки» предназначен для ведения реестра государственных контрактов и реестра прочих закупок.

Имеется возможность сформировать печатную форму реестра закупок, сведений о заключенном контракте, сведений об исполнении контракта для представления в органы казначейства.

Для учета принятых учреждением обязательств используется раздел «Бюджетные обязательства» начиная с релиза от 27.09.2013. Ранее необходимо было формировать плановые платежи и распоряжения на оплату.

В разделе существует функция «Контроль закупки одноименных товаров». Функция выполнятся для выбранного контракта. При выполнении отбираются все контракты, связанные по номенклатуре с одной классификационной группой (или с одинаковыми значениями ОКП, ОКДП) за определенный период. И проверяется, чтобы сумма всех отобранных контрактов не превышала сумму, заданную в параметре № 1167 GovernmentContracts_MaxSum (Предельный размер по одной сделке).

Контракт или закупка после утверждения недоступны для редактирования. В случае заключения дополнительного соглашения пользователь может внести изменения в контракт при помощи функции «Внести изменения».

Начиная с релиза от 27.10.2022 в заголовке контракта доступен чек «По цене единицы товара, работы, услуги», предназначенный для контрактов с неизвестным объемом потребления в случае, предусмотренном частью 24 статьи 22 Закона № 44-ФЗ.

Если в заголовке контракта выставлен чек «По цене единицы товара, работы, услуги», то поскольку цена за единицу товара или услуги определяется в момент поставки:

При первоначальной регистрации контракта в спецификации «Товары и услуги» для товара и/или услуги регистрируется «нулевая» строка, в которой заполняется номенклатура, и остаются нулевыми количество, цена и сумма.
Равенство сумм из спецификации «Потребление» суммам из спецификации «Финансирование» в контракте в этом случае происходит не при утверждении контракта, а опосредованно при формировании денежного обязательства одновременно с внутренним документом. Как и для обычных контрактов, расшифровка денежного обязательства, сформированная по спецификации внутреннего документа, не может превышать расшифровку бюджетного обязательства, сформированную по спецификации «Финансирование» контракта. Распределение планируемой в контракте поставки товара, работ, услуг по ВФО (ПБЕ) и КБК выполняется аналогично обычным контрактам.
Если количественный учет не ведется (для услуг), то при поступлении акта выполненных работ потребляемая сумма указывается при формировании внутреннего документа в буфере.
Если количественный учет ведется (для товаров и услуг), то при поступлении акта о приемке товаров, работ, услуг или акта выполненных работ перед формированием внутреннего документа необходимо внести изменение в контракт. При внесении изменений «нулевая» строка в спецификации «Товары и услуги» размножается, и в ней указываются количество, цена и сумма из акта о приемке или акта выполненных работ. После этого новая версия контракта утверждается и по ней формируется внутренний документ стандартным образом. Изменения в контракт вносятся перед формированием каждого внутреннего документа в случае, если условиями контракта предусмотрено более одного этапа.

1.3. Описание раздела «Бюджетные обязательства»

Раздел «Бюджетные обязательства» предназначен для регистрации бюджетных обязательств, возникающих на основании заключенных контрактов / договоров / прочих закупок, либо по исполнительным документам, а также для печати и выгрузки в электронном формате в соответствии с требованиями законодательства Сведений о принятом бюджетном обязательстве.

В разделе «Бюджетные обязательства предусмотрены следующие типы записей:

Извещение о закупке – используется для регистрации извещений;
Обязательство – используется для регистрации бюджетных обязательств;
Экономия – используется для отработки в учете сумм экономии.

Регистрация бюджетного обязательства производится на основании утвержденного контракта / договора / закупки.

Бюджетное обязательство также может быть создано вручную или загружено из внешней системы (например, из ГИС ЕИС в разделе «Финансовые документы ЕИС»). Для отражения такого обязательства в исполнении контракта используется действие «Связь с госконтрактом» – «Установить связь с госконтрактом».

Заголовок бюджетного обязательства содержит реквизиты обязательства, общую сумму обязательства, реквизиты исполнительного документа.

Расшифровка обязательства содержит:

коды бюджетной классификации;
предмет контракта (договора);
реквизиты объекта ФАИП;
суммы текущего года, разбитые по месяцам;
суммы на «первый», «второй», «третий», «четвертый» и «последующие годы».

1.4. Описание раздела «Денежные обязательства»

Раздел «Денежные обязательства» предназначен для регистрации денежных обязательств, возникающих на основании заключенных контрактов / договоров / прочих закупок, предусматривающих авансовый платеж, либо подписанного акта о приемке товаров, работ, услуг, а также для печати и выгрузки в электронном формате в соответствии с требованиями законодательства Сведений о принятом денежном обязательстве.

В разделе «Денежные обязательства предусмотрены следующие типы записей:

Авансовый платеж – используется для регистрации денежных обязательств на аванс (безусловный платеж);
Денежное обязательство – используется для регистрации денежных обязательств, возникающих при подписании документа о приемке;
Зачет аванса – используется для отработки в учете сумм по зачету авансового денежного обязательства.

Формирование денежного обязательства на авансовый платеж выполняется в разделе «Государственные контракты и закупки» одновременно с формированием бюджетного обязательства по контракту или уже после того, как бюджетное обязательство сформировано, по бюджетному обязательству в разделе «Бюджетные обязательства».

Формирование денежного обязательства выполняется в разделе «Государственные контракты и закупки» одновременно с формированием внутреннего документа по контракту с автоматическим заполнением сумм в расшифровке из формируемого внутреннего документа или по бюджетному обязательству в разделе «Бюджетные обязательства» с указанием сумм в расшифровке вручную.

Зачет авансового денежного обязательства выполняется по денежному обязательству при помощи функции «Зачесть аванс» в разделе «Денежные обязательства».

Денежное обязательство может быть загружено из ГИС ЕИС и сформировано с одновременной привязкой к ранее загруженному бюджетному обязательству в разделе «Финансовые документы ЕИС».

1.5. Описание раздела «Банковские документы»

Раздел «Банковские документы» предназначен для регистрации документов на оплату контракта / договора / закупки (заявка на кассовый расход, РСКП, платежное поручение и т.д.), документов на возврат.

Формирование банковского документа производится из раздела «Бюджетные обязательства», «Денежные обязательства» или из раздела «Распоряжения на оплату» (устаревшая схема работы).

Банковский документ также может быть создан вручную или загружен из внешней системы (например, из ГИИ ЕИС в разделе «Финансовые документы ЕИС»). Для отражения такого документа в исполнении бюджетного обязательства используется действие «Учет в исполнении БО» – «Установить связь с БО».

При формировании банковского документа по бюджетному или денежному обязательству происходит пересчет сумм «исполнено» соответственно в бюджетном или денежном обязательстве. При привязке банковского документа к бюджетному обязательству, в нем также происходит пересчет сумм «исполнено».

При отработке банковского документа в хозяйственном учете:

если в параметре 1191 «Отражать суммы на связанном госконтракте при отработке банковского документа (бюджет)» выставлено значение «Да»,
и в заголовке контракта выставлен чек «Заполнять суммы при отработке документов»,
то в заголовке контракта произойдет пересчет поля «Оплачено», а в спецификации «Финансирование» контракта пересчет поля «Исполнено».

В случае регистрации документа на возврат произведенной оплаты (входящий платеж) при формировании банковского документа из раздела «Бюджетные обязательства» необходимо поставить чек «Документ на возврат», при формировании банковского документа из раздела «Распоряжения на оплату» необходимо указать вид финансовой операции с типом «Приход».

1.6. Описание раздела «Внутренние документы»

Раздел «Внутренние документы» предназначен для регистрации документов о приемки контракта / договора / закупки (накладная, акт выполненных работ и т.д.).

Формирование внутреннего документа производится из раздела «Государственные контракты и закупки» по необходимому контракту / договору / закупке.

Внутренний документ может быть создан вручную или загружен из внешней системы (например, из ГИС ЕИС в разделе «Документы электронного актирования»). Для отражения такого внутреннего документа в исполнении контракта используется действие «Учесть в исполнении контракта» – «Установить связь с контрактом».

При отработке внутреннего документа в хозяйственном учете:

если в заголовке Контракта выставлен чек «Заполнять суммы при отработке документов»,
и в параметре №1190 «Отражать суммы на связанном госконтракте при отработке внутреннего документа» выставлено значение «Да»,
то в заголовке контракта произойдет пересчет поля «Получено», а в спецификации «Товары и услуги» пересчет поля «Исполнено».

Для регистрации документа на возврат в параметрах формирования внутреннего документа по контракту необходимо поставить чек «Документ на возврат».

1.7. Описание раздела «Документы электронного актирования ЕИС»

Раздел «Документы электронного актирования ЕИС» предназначен:

для импорта из ГИС ЕИС документов о приемке с использованием сервиса интеграции;
для формирования внутреннего документа, приходного ордера или приходной накладной.

Инструкция по настройке веб-сервиса «Электронное актирование закупок» (MqActDocsService) выложена по пути:

/Инструкции/Система/Парус-Онлайн 2/Парус-Онлайн 2. Часть 4. Дополнения 2024.03.docx, п.2.12. Электронное актирование закупок (MqActDocsService)

Для авторизации используется токен. Токен предварительно получается в ЕИС: Личный кабинет заказчика (ЛКЗ) ⇒ Администрирование ⇒ Пользователи организации ⇒ Логин ⇒ Регистрационные данные ⇒ Выдача идентификатора участника электронного документооборота ⇒ Идентификатор.

1.8. Описание раздела «Финансовые документы ЕИС»

Раздел «Финансовые документы ЕИС» предназначен:

для импорта из ГИС ЕИС финансовых документов (бюджетных, денежных обязательств, заявки на кассовый расход), файлового или с использованием сервиса интеграции;
для формирования банковских документов, бюджетных и денежных обязательств.

Инструкция по настройке веб-сервиса «Финансовые документы ЕИС» (MqFinancialDocsService) выложена по пути:

/Инструкции/Система/Парус-Онлайн 2/Парус-Онлайн 2. Часть 4. Дополнения 2024.03.docx, п. 2.13. Финансовые документы ЕИС (MqFinancialDocsService)

Для авторизации используется токен. Токен предварительно получается в ЕИС: Личный кабинет заказчика (ЛКЗ) ⇒ Администрирование ⇒ Настройка автоматической выгрузки документов для систем бухгалтерского учета (Рисунок 1):

Рисунок 1 - Настройка автоматической выгрузки документов для систем бухгалтерского

Настройка автоматической выгрузки документов для систем бухгалтерского учета доступна в случае, если организация подключена к функционалу БО/ДО/РСКП ЕИС. Для подключения данного функционала в ЕИС необходимо обратиться в свой ТОФК.

Важно! Должна быть задана дата действия токена. По истечении указанного срока или если не указывать дату действия, то сервис ЕИС будет возвращать ошибку «Токен-ключ не найден в активном состоянии в ЕИС». Необходимо выставить чек «Разрешить автоматическую выгрузку документов», и нажать «Выпустить токен».

В окне параметров выставить галочки для событий, которые будут формировать сообщения для бухгалтерской системы (Рисунок 2):

Рисунок 2 - выставить галочки для событий, которые будут формировать сообщения для бухгалтерской системы

Для целей бухучета имеет смысл выставить галочки только для итоговых статусов, предполагающих отработку в бухгалтерском учете:

– Сведения о принимаемом БО поставлены на учет;

– Сведения о принятом БО поставлены на учет;

– Сведения о ДО поставлены на учет в ПУР;

– РСКП исполнено.

1.9. Описание раздела «Журнал взаимодействия с ЕИС»

Внимание! ГИС ЕИС перешло с размещения информации и документов в машиночитаемом виде на FTP-сервере на сервисы отдачи информации.

Начиная с 01.01.2024 реализована параллельная работа FTP-сервера и сервисов для получения информации и документов, размещаемых на официальном сайте ГИС ЕИС.

После 01.07.2024 доступ к FTP - серверу закрыт, а получение информации и документов, размещаемых на официальном сайте ГИС ЕИС ЗАКУПКИ, будет доступно только с использованием сервисов.

Начиная с редакции ПП «ПАРУС-Бюджет 8» от 30.08.2024:

реализован новый сервис extra\MqAsOosService «Сервис отдачи документов из хранилища документов для организаций»;
раздел «Журнал взаимодействия с ЕИС» подключен к приложениям Бухгалтерский учёт (Бюджет), Бухгалтерский учёт (Бюджет - Сведение отчётности);

Раздел «Журнал взаимодействия с ЕИС» предназначен для загрузки Информации о заключенном контракте и справочников из ГИС ЕИС при помощи веб-сервиса отдачи документов из хранилища документов для организаций (MqAsOosService) (Рисунок 3).

Рисунок 3 – Журнал взаимодействия с ЕИС

Для авторизации используется токен. Идентификатор и срок действия токена назначаются в ЛК заказчика в ЕИС под учетной записью администратора организации в разделе Администрирование ⇒ Настройка выдачи идентификатора для использования сервисов отдачи (Рисунок 4).

Рисунок 4 - Настройка выдачи идентификатора для использования сервисов отдачи

В открывшейся форме «Доступ к использованию сервисов отдачи» необходимо проставить галочку «Разрешить использование сервисов отдачи», указать срок действия и нажать кнопку сохранить (Рисунок 5).

Рисунок 5 - Разрешить использование сервисов отдачи

В дальнейшем при запросе сведений из ЕИС в сфере закупок данный токен передается в заголовке SOAP запроса для авторизации в сервисе отдачи информации.

2. Поддерживаемые схемы работы

2.1. Формирование банковских документов по бюджетным обязательствам

При работе по «бюджетным обязательствам» (Рисунок 6) отражение оплаты в государственном контракте / договоре / прочей закупке происходит при отработке банковских документов, сформированных по бюджетным обязательствам. Формирование плановых платежей и распоряжений на оплату не требуется.

Рисунок 6 - Формирование банковских документов по бюджетным обязательствам

Пересчет сумм «исполнено» в бюджетном обязательстве происходит при формировании банковского документа по бюджетному обязательству. Пересчет сумм «исполнено» в государственном контракте / договоре / прочей закупке происходит при отработке в хозяйственном учете сформированного по бюджетному обязательству банковского документа.

Для внесения изменений в государственный контракт / договор (кроме закупки) необходимо:

- создать новую версию контракта путем внесения в него изменений,

- сформировать корректирующее обязательство,

- произвести утверждение новой версии контракта.

2.2. Формирование банковских документов по денежным обязательствам

При работе по «денежным обязательствам» (Рисунок 7) отражение оплаты в государственном контракте / договоре / прочей закупке происходит при отработке банковских документов, сформированных по денежным обязательствам. Формирование плановых платежей и распоряжений на оплату не требуется.

Рисунок 7 Формирование банковских документов по денежным обязательствам

2.3. Интеграция с ГИС ЕИС (загрузка документов из ГИС ЕИС)

При «интеграции с ГИС ЕИС» (Рисунок 8) документы о приемке, банковские документы, бюджетные, денежные обязательства загружаются из ГИС ЕИС.

Рисунок 8 загрузка финансовых документов из ГИС ЕИС

Для интеграции с ГИС ЕИС используются технологические разделы «Документы электронного актирования» (начиная с релиза от 04.08.2022), «Финансовые документы ЕИС» (начиная с релиза от 26.05.2023) и «Журнал взаимодействия с ЕИС» (начиная с релиза от 30.08.2024).

В разделе «Документы электронного актирования ЕИС» выполняется загрузка документов о приемке из ГИС ЕИС с использованием сервиса интеграции, а также формирование внутренних документов, приходного ордера или приходной накладной.

Перед импортом документов из ЕИС необходимо обязательно зарегистрировать тип присоединенного документа с мнемокодом «ЭЛАКТ».

В основном гриде раздела «Документы электронного актирования ЕИС» рекомендуется установить фильтр по значениям «Вид документа» = «ON_NSCHFDOPPR», «Статус» = «Подписано» и оставить только значимые для бухгалтера и необходимые для фильтрации колонки в гриде (юр. лицо / дата, вид и статус документа / дата последнего изменения документа).

В заголовке раздела «Документы электронного актирования ЕИС» реализованы действия:

«Получить документы из ЕИС» – используется для загрузки документа о приемке из ГИС ЕИС при помощи сервиса интеграции. При выполнении необходимо задать параметры:

Токен, - предварительно получается в ЕИС: Личный кабинет заказчика (ЛКЗ) ⇒ Администрирование ⇒ Пользователи организации ⇒ Логин ⇒ Регистрационные данные ⇒ Выдача идентификатора участника электронного документооборота ⇒ Идентификатор.

Заказчик, - контрагент: у связанного бюджетополучателя должен быть указан «код по СПЗ».

Период «Дата с» – «Дата по»: согласно требованию ЕИС не должен превышать 30 дней.

Рекомендуется указывать минимально необходимый период (не более 7 дней), т. к. при большом количестве документов и/или высокой нагрузке на серверах ЕИС первичная обработка запроса (подготовка списка документов за требуемый период) на стороне ЕИС может занимать значительное (несколько минут) время, и возможны обрывы соединения по таймауту.

«Выгрузить документ» – используется для сохранения входящего транспортного пакета (xml-файл) в локальное место компьютора.

«Сформировать внутренний документ» – используется для формирования документа о приемке в раздел «Внутренние документы».

Функция Сформировать внутренний документ выполняется по помеченным записям с видом документа «ON_NSCHFDOPPR» (КНД 1115131).

При выполнении функции Сформировать внутренний документ необходимо задать параметры:

– Тип, префикс и каталог для новых документов.

– Номенклатура по умолчанию.

Алгоритм работы действия:

– Из входящего транспортного пакета (xml-файла) расшифровывается содержащийся в нем УПД в формате ФНС.

– Контрагенты подбираются по тому же принципу, что и при импорте выписок казначейства или счетов-фактур (ИНН ⇒ ИНН + КПП ⇒ …).

– Номенклатура подбирается по точному совпадению наименования, а если не найдена, то из параметра «Номенклатура по умолчанию». Наименование «оригинальной» номенклатуры в этом случае сохраняется в поле «Примечание».

Важно! Рекомендуется использовать номенклатуру по умолчанию с мнемокодом «не определена» и настроить визуализацию (выделение цветом) в гриде буфера формирования ВД для удобства пользователей при определении номенклатуры.

– Признак «автоматического пересчёта» снят, суммы и ставка НДС наследуются из исходного УПД.

«Сформировать приходную накладную/ордер» – используется только в приложении «ЦМТС» для формирования документа о приемке в раздел «Приходные накладные» или «Приходные ордера».

Действие применяется для формирования приходной накладной или приходного ордера по документу об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документу об оказании услуг) (информация продавца) с КНД 1115131 аналогично внутренним документам по помеченным записям с видом документа «ON_NSCHFDOPPR».

Документы формируются с использованием буфера, в котором пользователю доступно изменить и/или заполнить недостающие атрибуты. После переноса документа из буфера сформированный документ связывается с записью раздела «Документы электронного актирования» через DOCLINKS, и не блокируется от изменений. Как при других формированиях этих документов откат выполняется удалением сформированной приходной накладной или сформированного приходного ордера.

В разделе «Финансовые документы ЕИС» выполняется загрузка финансовых документов из ГИС ЕИС, файловая или с использованием сервиса интеграции, а также формирование банковских документов, бюджетных и денежных обязательств.

В заголовке раздела «Финансовые документы ЕИС» реализованы действия:

«Загрузить из файла» – используется для загрузки финансового документа из файла. Перед выполнением необходимо задать параметры:

«Получить документы из ЕИС» – используется для получения финансовых документов из ЕИС при помощи сервиса интеграции. Перед выполнением необходимо задать параметры:

Токен, - предварительно получается в ЕИС: Личный кабинет заказчика (ЛКЗ) ⇒ Администрирование ⇒ Настройка автоматической выгрузки документов для систем бухгалтерского учета:

В окне параметров выставить галочки для событий, которые будут формировать сообщения для бухгалтерской системы:

– Сведения о принимаемом БО поставлены на учет;

– Сведения о принятом БО поставлены на учет;

– Сведения о ДО поставлены на учет в ПУР;

– РСКП исполнено.

Заказчик, - контрагент: у связанного бюджетополучателя должен быть указан «код по СПЗ».

«Сформировать банковский документ» – используется для формирования ЗКР (РСКП) в раздел «Банковские документы». Перед выполнением необходимо задать параметры:

«Сформировать бюджетное обязательство» – используется для формирования извещения и бюджетного обязательства в раздел «Бюджетные обязательства».

При выполнении действия Сформировать бюджетное обязательство, если обязательство оказалось корректировочным (не первичным), то корректировочное бюджетное обязательство привязывается к ранее загруженному и сформированному первичному обязательству.

Поиск первичного обязательства происходит в порядке приоритета:

– по идентификатору родителя, указанному в корректировочном бюджетном обязательстве (primaryId);

– по значению номера регистрации бюджетного обязательства, указанного в поле «Номер регистрации в ГФУ» (InfDcBs_RegisNmbrBO).

Если по какой-то причине первичное обязательство не найдено (например, не было загружено из ЕИС и не было сформировано), то корректировочное бюджетное обязательство регистрируется как первичное без привязки к родительскому бюджетному обязательству. Такая ситуация может возникать в случае, если первоначальное первичное бюджетное обязательство в ЕИС было направлено в статус «БО отказано» и его не потребовалось загружать и формировать для отработки в учете, но по нему было создано новое корректировочное обязательство, которое в случае отсутствия родительского документа будет сформировано как первичное.

Перед выполнением функции Сформировать бюджетное обязательство необходимо задать параметры:

«Сформировать денежное обязательство» – используется для формирования денежного обязательства в раздел «Денежные обязательства» с одновременной привязкой к загруженному и сформированному ранее бюджетному обязательству. При выполнении действия «Сформировать денежное обязательство» для формируемого денежного обязательства выполняется поиск подходящего бюджетного обязательства по номеру регистрации. Если бюджетное обязательство подобрать не удалось, то денежное обязательство не формируется.

Перед выполнением функции Сформировать денежное обязательство необходимо задать параметры:

Документы, сформированные из раздела «Документы электронного актирования» и из раздела «Финансовые документы», отрабатываются в хозяйственном учете и могут быть учтены в общей цепочке документов по учету контрактов (Рисунок 9):

Рисунок 9 Отработка в учете документов, полученных из ГИС ЕИС

Полученное из ЕИС бюджетное обязательство можно учесть в исполнении контракта при помощи действия «Установить связь с госконтрактом» / «Разорвать связь с госконтрактом» (п.4.4).
Поскольку денежное обязательство является неотъемлемой частью для бюджетного обязательства, то при формировании денежного обязательства, полученного из ЕИС, сразу же подбирается бюджетное обязательство.
Полученный из ЕИС банковский документ можно учесть в исполнении бюджетного обязательства при помощи действия «Учесть в исполнении БО» – «Установить связь с БО» (п.4.10).
Полученный из ЕИС внутренний документ можно учесть в исполнении госконтракта при помощи действия «Установить связь с государственным контрактом» (п.5.4).

Рисунок 10 Интеграция с ГИС ЕИС

До использования сервисов для интеграции с ГИС ЕИС применялась файловая выгрузка документов в СУФД/АСФК:

1 – Выгрузка извещения;

2 – Выгрузка сведений о заключенном контракте;

3 – Выгрузка бюджетного обязательства;

4 – Выгрузка денежного обязательства;

5 – Выгрузка ЗКР.

После перехода на использование сервиса для интеграции с ГИС ЕИС требуется формирование документов из раздела «Финансовые документы ЕИС» при помощи действий:

1 – Сформировать бюджетное обязательство (извещение);

3 – Сформировать бюджетное обязательство (обязательство);

4 – Сформировать денежное обязательство;

5 – Сформировать банковский документ.

Загрузка сведений о заключенном контракте (2) осуществляется из файла до готовности нового сервиса со стороны ФК.

Для контроля сроков выполнения и оплаты используются стандартный функционал предупреждений, например рассылка уведомлений, сверка после получения выписки из л/с с использованием верификации банковских документов (6) и т.д.

2.4. Устаревшая схема (формирование банковских документов по распоряжениям на оплату)

При работе по «распоряжениям на оплату» схеме (Рисунок 11) оплата государственного контракта / договора / прочей закупки происходит при отработке банковских документов, сформированных по распоряжениям на оплату, которые в свою очередь формируются по плановым платежам. Формирование обязательств выполняется отдельно при необходимости.

Рисунок 11 - формирование банковских документов по распоряжениям на оплату

Оплата обязательства происходит при формировании банковского документа из раздела «Распоряжения на оплату». Оплата государственного контракта / договора / прочей закупки происходит при отработке сформированного по распоряжению на оплату банковского документа.

Для внесения изменений в государственный контракт / договор (кроме закупки) необходимо:

- создать новую версию контракта путем внесения в него изменений,

- сформировать корректирующее обязательство,

- произвести утверждение новой версии контракта.

3. Регистрация и утверждение государственных контрактов / договоров / закупок

3.1. Регистрация госконтракта / договора / закупки

Регистрация производится с помощью функции Добавить. Все поля заголовка и спецификаций при этом заполняются вручную.

Заголовок документа

Вкладка «Документ»

При помощи переключателя «Тип закупки» указывается Контракт или Бесконтракная закупка. Для регистрации иного гражданско-правового договора необходимо указать переключатель – «Контракт» и выставить чек «Не включается в реестр государственных контрактов». Тип «Контракт» в отличие от «Бесконтрактной закупки» позволяет указывать реквизиты контракта и вносить изменения в контракт.

Рисунок 12 – вкладка «Документ» контракта

№, Дата – префикс, номер и дата регистрируемого документа.

Внешний номер – внешний номер регистрируемого документа.

Законодательное обоснование – законодательное обоснование контракта.

По цене единицы товара, работы, услуги – выставляется чек, если по контракту необходимо отслеживать непревышение общей суммы контракта без учета количества поставляемых товаров и услуг.

Принадлежность – необходимо указать юридическое лицо, соответствующее организации-заказчику, по умолчанию инициализируется значением «Основное юридическое лицо».

ПБЕ – необходимо при помощи стандартного выбора из словаря выбрать соответствующее значение «Подразделения балансовой единицы».

Заказчик, Реквизиты – при помощи стандартного выбора из словаря необходимо указать заказчика и его реквизиты по документу основанию.

Поставщик, Реквизиты – при помощи стандартного выбора из словаря необходимо указать контрагента (поставщика / подрядчика) и его реквизиты по документу основанию.

Предмет договора/контракта, Код – при помощи стандартного выбора из словаря «Номенклатор» указывается позиция, соответствующая наименованию товаров, работ, услуг (судебных требований) согласно документу-основанию (исполнительному документу).

Состояние – признак состояния контракта: Утвержден контракт или Не утвержден.

Редакция – признак действующей или недействующей редакции документа. Ручное редактирование поля невозможно. При добавлении контракта поле заполнено значением Действующая. Изменение редакции возможно в результате отработки изменений контракта – тогда исходный контракт становится недействующим, а появившийся после внесения изменений новый контракт будет действующим.

Изменения (Количество) – количество изменений, которые претерпел контракт с момента появления. Ручное редактирование поля невозможно. При добавлении контракта поле заполнено нулевым значением. После каждой отработки изменений количество изменений у измененного (действующего далее) контракта увеличивается на единицу.

Изменения (Тип, Дата) - тип и дата последнего изменения, которые претерпел контракт. Ручное редактирование полей невозможно. При добавлении контракта эти поле пусты. При отработке изменения эти данные запрашиваются Системой и вписываются в измененный (действующий далее) контракт.

Вкладка «Суммы»

При помощи признака «Заполнять суммы при отработке документов» может регулировать заносятся ли сумму по контракту вручную или на основании сформированных из него документов (внутренних, банковских):

Рисунок 13 – вкладка «Суммы» контракта

если признак выставлен, то тогда поля «Оплачено» и «Получено» недоступны для редактирования и заполняются при отработке в учете документов сформированных из спецификации контракта
если признак не установлен, указанные поля доступны для редактирования
в поле Суммы по контракту можно указать цену контракта.

Вкладка «Дополнительные сведения»

На этой вкладке задаются реквизиты контракта, признак расторжения контракта, источник финансирования, бюджетная классификация. Группа полей «Реквизиты контракта» недоступна для записи с типом «Бесконтрактная закупка».

Рисунок 14 – вкладка «Дополнительные сведения» контракта

Способ размещения заказа – стандартным выбором из словаря «Способы размещения заказа» необходимо указать способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя).

Примеры записей словаря «Способы размещения заказа»:

«1» – открытый конкурс;

«2» – конкурс с ограниченным участием;

«3» – двухэтапный конкурс;

«4» – закрытый конкурс;

«5» – закрытый конкурс с ограниченным участием;

«6» – закрытый двухэтапный конкурс;

«7» - аукцион в электронной форме;

«8» – закрытый аукцион;

«9» – запрос котировок;

«10» – запрос предложений;

«11» – закупка у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя);

Номер извещения о проведении торгов – указывается номер, присвоенный извещению о проведении закупки.

Номер реестровой записи – указывается уникальный номер реестровой записи в реестре контрактов, присвоенный уполномоченным органом ФК.

Дата проведения аукциона – указывается дата определения победителя конкурентных способов определения поставщика (подрядчика, исполнителя).

Дата регистрации – указывается дата регистрации.

Дата начала действия, Дата окончания действия – срок исполнения контракта / договора в соответствии с условиями контракта; поля недоступны для редактирования в случае регистрации записи с типом «Бесконтрактная закупка».

Признак секретности – необходимо выбрать из списка одно из значений: Не секретно, Секретно, Совершенно секретно.

Расторжение контракта (Расторгнут, Дата) – признак и дата расторжения контракта или прекращения его действия по иным причинам; заполняется при выполнении действия над контрактом «Расторжение» - «Расторгнуть контракт».

Источник финансирования контракта – указывается источник финансирования, например «Российская Федерация» для контрактов с уровнем бюджета «1» - федеральный бюджет.

Вид бюджета – стандартным выбором из словаря «Виды бюджетов и внебюджетных средств» указывается наименование бюджета (например, федеральный бюджет, бюджет Краснодарского края, бюджет Волоколамского муниципального района).

Примеры записей словаря «Виды бюджетов и внебюджетных средств»:

«01» – федеральный бюджет;

«02» – Бюджет субъекта Российской Федерации;

«03» – местный бюджет;

«04» – бюджет Пенсионного фонда Российской Федерации;

«05» – бюджет Федерального фонда обязательного медицинского страхования;

«06» – бюджет Фонда социального страхования Российской Федерации;

«07» – бюджет территориального государственного внебюджетного фонда.

Наименование бюджета – инициализируется значением поля «Наименование» записи словаря «Виды бюджетов и внебюджетных средств» выбранной в поле «Код бюджета», но доступно для редактирования вручную.

Вид внебюджетных средств – стандартным выбором из словаря «Виды бюджетов и внебюджетных средств» указывается вид внебюджетных средств.

Примеры записей словаря «Виды бюджетов и внебюджетных средств»:

«18» – субсидии;

«19» – средства бюджетных учреждений от приносящей доход деятельности;

«20» – гранты;

«21» – инвестиции;

«22» – иные источники финансового обеспечения.

Структура расходов, Источник финансирования, Код КОСГУ – стандартным выбором из словарей «Структура расходов», «Источники финансирования», «Экономическая классификация» необходимо указать бюджетную классификацию; доступно для заполнения только одно из полей: ИЛИ «Источник финансирования» или «Структура расходов», ИЛИ выставлен признак «Финансирование из внебюджетных средств».

Финансирование из внебюджетных средств – признак финансирования из внебюджетных средств.

Примечание – произвольное текстовое примечание.

Документ-основание (Тип, №, Дата) – реквизиты документа, подтверждающего основание заключения контракта.

Спецификация «Товары и услуги»

В данной спецификации регистрируются наименования товаров и услуг, поставляемых в рамках данного контракта. При этом существует возможность указать ссылку на элемент словаря Классификатор продукции.

Так же для строки спецификации можно задать ПБЕ и Бюджетную классификацию, в рамках которой производится закупка товаров (услуг).

Начиная с релиза от 10.12.2021 можно указать модификацию, которая не переносится в формируемый внутренний документ и не отражается в оборотной ведомости по ТМЦ.

Рисунок 15 – спецификация «Товары и услуги» контракта

Спецификация «Финансирование»

В данной спецификации задаются суммы платежей, вложенные в контракт в разрезе ПБЕ и Бюджетной классификации.

В блоке Бюджетная классификация можно задать ссылку или на запись словаря «Структура расходов», или на запись словаря «Источники финансирования». В отличие от спецификации «Товары и услуги», здесь изначально доступно одно поле – доступность полей зависит от наличия флажка «Финансирования из источников дефицита бюджета».

Если флажок «Финансирования из внебюджетных средств» установлен, то поле «Код КОСГУ» обязательно для заполнения. Наличие флажка влияет на формирование отчетов по Контракту.

Если флажок «Финансирования из источников дефицита бюджета» установлен, то поле «Источник финансирования» обязательно для заполнения, а поле «Структура расходов» недоступно. И наоборот – когда флажок не установлен, надо заполнять поле «Структура расходов». Наличие флажка влияет на формирование отчетов по Контракту.

Рисунок 16 – спецификация «Финансирование» контракта

3.2. Файловый импорт госконтракта из ГИС ЕИС

Реализован файловый импорт контракта, выгруженного в соответствии с требованиями ГИС ЕИС версии 13.1 в файл XML. Получить такой файл возможно путем выгрузки из Личного кабинета ЕИС или с FTP портала закупок.

Перед импортом необходимо процедуру P_GOVCNTR_DOC_IMPORT_XML_2015 зарегистрировать в разделе «Пользовательские процедуры» с параметрами:

№	Наименование параметра	Описание параметра	Привязка	Раздел
1	NCOMPANY	Число (number)	Входной (in)	NCOMPANY
2	NIDENT	Число (number)	Входной (in)	NIDENT
3	SCATALOG	Строка (varchar2)	Входной (in)	Каталог госконтрактов
4	NCREATE_AGENT	Логический (boolean)	Входной (in)	Создавать контрагента поставщика
5	SCAT_AGENT	Строка (varchar2)	Входной (in)	Каталог контрагентов
6	SCAT_NOMEN	Строка (varchar2)	Входной (in)	Каталог для новой номенклатуры
7	SNOM_DEFAULT	Строка (varchar2)	Входной (in)	Номенклатура по умолчанию
8	SATTACH_TYPE	Строка (varchar2)	Входной (in)	Тип присоединенных документов
9	SBUDG_FONDS	Строка (varchar2)	Входной (in)	Бюджетные средства
10	SNOT_BUDG_FONDS	Строка (varchar2)	Входной (in)	Внебюджетные средства
11	NUSE_KBK	Логический (boolean)	Входной (in)	Использовать единственный КБК финансирования в товарах и услугах
12	BCONTENT	Двоичные данные (blob)	Входной (in)	BCONTENT

Для импорта контракта необходимо зайти в раздел «Государственные контракты и закупки» и выполнить действие «Импорт из файла» с параметрами:

а затем задать параметры:

Каталог госконтрактов – укажите каталог, в который будет импортирован контракт;

Создавать контрагента поставщика – выставите чек, если контрагент-поставщик не зарегистрирован в словаре «Контрагенты»;

Каталог контрагентов – укажите каталог контрагентов, в который в случае отсутствия будет создан контрагент-поставщик при выставленном параметре «Создавать контрагента поставщика»;

Каталог для новой номенклатуры – укажите каталог номенклатуры, в который будет создана номенклатура импортированного контракта в случае отсутствия номенклатуры и незаданного параметра «Номенклатура по умолчанию»;

Номенклатура по умолчанию – укажите номенклатуру, которая будет подставляться при импорте в случае отсутствия соответствующего значения в словаре «Номенклатор»;

Тип присоединенных документов – укажите тип присоединенного документа, с которым к загружаемому контракту будут добавлены присоединенные документы из блока Content;

Бюджетные средства – укажите код источника бюджетных средств;

Внебюджетные средства – укажите код источника внебюджетных средств;

Использовать единственный КБК финансирования в товарах и услугах – выставите чек, если для заполнения полей «Структура расходов», «Источник финансирования», «Код КОСГУ» в спецификации «Товары и услуги» необходимо использовать соответствующий код из спецификации «Финансирование», если во всех строках этой спецификации для этого кода используется единственное значение.

3.3. Сервисный импорт госконтракта и справочников из ГИС ЕИС

Для импорта контрактов в журнал необходимо зайти в раздел «Журнал взаимодействия с ЕИС» и вызвать контекстное меню «Получить документы из хранилища ЕИС» и задать параметры:

Рисунок 17 - Получить документы из хранилища ЕИС

Токен-ключ – укажите токен-ключ;

Для формирования токена необходимо:

- авторизоваться в личном кабинете пользователя в ЕИС в сфере закупок;

- перейти в раздел «Администрирование» - «Настройка выдачи идентификатора для использования сервисов отдачи»;

- указать срок действия токена и нажать «Сохранить».

Заказчик – укажите контрагента-заказчика;

Дата с, Дата по – укажите период, за который необходимо загрузить документы.

Для импорта справочника, который используется в разделе по учету контрактов, необходимо зайти в раздел «Журнал взаимодействия с ЕИС» и вызвать контекстное меню «Получить справочник из хранилища ЕИС» и задать параметры:

Рисунок 18 - Получить справочник из хранилища ЕИС

Токен-ключ – укажите токен-ключ;

Справочник – укажите одно из значений:

Значение параметра «Справочник»	Словарь, в который загружаются данные
ОКПД2	«Словари» – «Товарно-материальные ценности» – «ОКПД» с типом «ОКПД-2»
ОКВЭД2	«Словари» – «Контрагенты» – «Коды ОКВЭД»
Единицы измерения	«Словари» – «Товарно-материальные ценности» – «Единицы измерения»
Способы размещения заказа	«Словари» – «Общие понятия» – «Способы размещения заказа»
Основания заключения контрактов	«Словари» – «Общие понятия» – «Основания заключения контрактов»
Основания расторжения контрактов	«Словари» – «Общие понятия» – «Основания расторжения контрактов»

Вид выгрузки – укажите одно из значений:

- Полная - все данные;

- Инкрементальная - только измененные данные.

Начиная с редакции ПП «ПАРУС-Бюджет 8» от 24.07.2024 в разделе «Государственные контракты и закупки» реализовано действие «Получить из ЕИС», применяемое для формирования контракта по данным журнала взаимодействия с ЕИС.

Для регистрации контракта по данным раздела «Журнал взаимодействия с ЕИС» необходимо зайти в раздел «Государственные контракты и закупки» и вызвать контекстное меню «Получить из ЕИС» и задать параметры:

Рисунок 19 - Получить из ЕИС

Запись журнала взаимодействия с ЕИС – выберите ранее загруженную запись контракта из раздела «Журнал взаимодействия с ЕИС»;

Каталог госконтрактов – укажите каталог, в который будет импортирован контракт;

Создавать контрагента поставщика – выставите чек, если контрагент-поставщик не зарегистрирован в словаре «Контрагенты»; для поиска контрагента используется стандартная процедура подбора контрагента (P_AGNLIST_BAN_FIND);

Бюджетные средства – укажите код источника бюджетных средств;

Внебюджетные средства – укажите код источника внебюджетных средств;

3.4. Регистрация «простых» договоров / закупок, имеющих по одной записи в спецификациях «Товары и услуги» и «Финансирование».

Для ускорения регистрации «простых» договоров / закупок, имеющих по одной записи в спецификациях «Товары и услуги» и «Финансирование», реализована возможность быстрого добавления. Если в заголовке документа указан предмет контракта, то при утверждении данного контракта, если он не имеет ни одной строки в спецификациях «Товары и услуги», «Финансирование», автоматически будет созданы по одной строке в каждой спецификации.

Строки спецификации «Товары и услуги» и «Финансирование» будут заполнены следующим образом:

ПБЕ - ПБЕ заголовка контракта.

Товар/услуга - Предмет договора/контракта заголовка контракта.

Дата - Дата начала действия, если не заполнена, то дата документа.

Цена за единицу - Сумма в валюте по контракту/ Количество по контракту.

Количество по контракту - Количество заголовка контракта.

Сумма в валюте по контракту - Сумма в валюте заголовка контракта.

Структура расходов - Структура расходов заголовка контракта.

Код КОСГУ - Код КОСГУ заголовка контракта.

Источник финансирования - Источник финансирования заголовка контракта.

Признак финансирования из внебюджетных средств – признак Финансирование из внебюджетных средств заголовка контракта.

Если строки спецификаций были созданы, то выйдет сообщение (Рисунок 20):

Рисунок 20 – подтверждение созданных спецификаций при утверждении контракта

Состояние госконтракта / договора / закупки

Утверждение документа

При утверждении контракта существует возможность так же произвести сверку двух спецификаций для контрактов с невыставленным чеком «По цене единицы товара, работы, услуги». Глубина проверки регулируется выставленными или снятыми признаками:

сверять поступление товара по годам
сверять поступление товара по бюджетной классификации.

Если чек «Сверять по годам» выставлен, то:

Записи спецификации потребления группируются по году указанной в них даты. Подсчитываются суммы S1 сумм в эквиваленте для каждой группы
Если в какой-нибудь из записей спецификации потребления не задана дата, то выдается диагностическое сообщение «Не определена дата спецификации потребления по номенклатуре и утверждение не осуществляется
Записи спецификации финансирования группируются по году указанной в них даты. Подсчитываются суммы S2 сумм для каждой группы
В цикле по годам (от первого обнаруженного до последнего обнаруженного) проверяется совпадение сумм S1 и S2 для данного года
Если для какого-либо года суммы не совпадают, то выдается сообщение «Суммы потребления и финансирования за (список) годы по контракту не совпадают» и утверждение документа не происходит.

Если чек «Сверять по бюджетной классификации» выставлен, то:

Записи спецификации «Товары и услуги» группируются по указанной в них бюджетной классификации (каждой уникальной комбинации кодов «структура расходов» + «ЭКР» + «источник финансирования»). Подсчитываются суммы S1 сумм в эквиваленте для каждой группы.
Записи спецификации финансирования группируются таким же образом. Подсчитываются суммы S2 сумм для каждой группы
В цикле по всем обнаруженным в обеих спецификациях уникальным комбинациям вышеназванных кодов проверяется совпадение сумм S1 и S2.
Если для какой-либо комбинации суммы не совпадают, то выдается сообщение «Суммы потребления и финансирования по бюджетной классификации: (список) по контракту не совпадают» и утверждение документа не происходит.

Если оба флажка не выставлены, то

Система сверит итоговую сумму спецификации «Финансирование» (всегда в рублях) с итоговой суммой спецификации «Товары и услуги».

В результате успешного утверждения:

в заголовок контракта будет вписана отметка об утверждении
сумма «по контракту» будет сформирована как итог одноименных сумм спецификации «Товары и услуги».
становится доступно формирование или привязка документов финансового и товарного исполнения.

Снять утверждение

После выполнения данной операции:

Состояние записи изменяется на «Не утвержден».
Запись становится доступной для редактирования.
Снятие утверждения невозможно, если сформированы Плановые платежи, и/или Бюджетные обязательства, и/или Внутренние документы.

4. Регистрация обязательств, документов на оплату, перерегистрация обязательств

Регистрация бюджетных обязательств возможна путем формирования по утвержденной записи контракта в разделе «Государственные контракты и закупки», вручную, в разделе «Бюджетные обязательства» или загружено из ГИС ЕИС (п.2.3).

4.1.Регистрация извещений в разделе «Бюджетные обязательства»

Регистрация извещений производится с помощью функции Добавить в разделе «Бюджетные обязательства». Все поля заголовка и спецификаций при этом заполняются вручную.

Заголовок документа

Вкладка «Реквизиты обязательства»

При помощи стандартного выбора из словаря необходимо указать Тип добавляемого документа, а также его Номер и Дату.

Рисунок 21 – вкладка «Реквизиты обязательства»

Документ-основание – необходимо указать основание возникновения обязательства (государственный контракт, договор на поставку товаров и услуг, соглашений и т.д.).

Снято с учета – проставляется дата снятия с учета при выполнении действия «Снять с учета».

Регистрация в ГФУ – проставляется номер и дата регистрации при выполнении действия «Регистрация в ГФУ».

Заявка на изменение бюджетного обязательства – необходимо указать номер и дату в случае добавления Заявки на внесение изменений в бюджетное обязательство (обязательство) – устаревший атрибут.

Заказчик и его реквизиты – при помощи стандартного выбора из словаря необходимо указать заказчика и его реквизиты по документу основанию.

Поставщик и его реквизиты – при помощи стандартного выбора из словаря необходимо указать контрагента (поставщика / подрядчика) и его реквизиты по документу основанию. Если на момент утверждения извещения поставщик еще не известен, то не заполняется.

Принадлежность – заполняется автоматически: юридическое лицо, соответствующее контрагенту-заказчику, а если оно не существует, то основное юридическое лицо.

Вид операции – необходимо выбрать финансовую операцию с видом «Расход» для регистрации «прямого» документа или выбрать финансовую операцию с видом «Приход» для регистрации «сторнирующего» документа.

Вкладка «Суммы»

При помощи стандартного выбора из словаря необходимо указать Валюту добавляемого документа, остальные поля заполнятся по добавленным строкам расшифровки обязательства.

Рисунок 22 – вкладка «Суммы»

Также имеется возможность указать произвольное текстовое примечание.

Спецификация «Расшифровка обязательства»

В данной спецификации регистрируются строки, содержащие расшифровку обязательства.

Коды бюджетной классификации – Указывается код бюджетной классификации в соответствии с действующими Указаниями по БК. Возможно, указать либо источник финансирования, либо структуру расходов и код экономической классификации.

Тип КБК – Тип кода бюджетной классификации. Возможные значения: 10 – расходы; 31 - «ИВФДБ»; 32 - «ИВнФДБ».

Вид средств – Вид средств для исполнения обязательства. Возможные значения: 1 - средства бюджета; 3 - средства дополнительного бюджетного финансирования.

Код цели – Указывается аналитический код, идентифицирующий операцию, связанную с субсидиями (субвенциями), полученными из федерального бюджета, в соответствии с кодами, установленными ФК.

ПБЕ – указывается подразделение балансовой единицы.

Предмет по договору (контракту) – указывается позиция, соответствующая наименованию товаров, работ, услуг (судебных требований) согласно документу-основанию (исполнительному документу).

Рисунок 23 – вкладка «Классификация» расшифровки обязательства

Объект ФАИП, Мнемокод – При помощи стандартного выбора из словаря «Номенклатор» указывается позиция, соответствующая наименованию объекта ФАИП.

4.2. Регистрация бюджетного обязательства, денежного обязательства на авансовый платеж, связь с извещением и формирование экономии по контракту / договору / закупке

Формирование производится с использованием функции «Формирование» – «Бюджетные обязательства» – «Сформировать» в разделе «Государственные контракты и закупки». Функция доступна для записи раздела в состоянии «Утвержден». Вне зависимости от типа записи. Функция негрупповая, выполняется для выбранной записи контракта/закупки.

При вызове функции появляется форма параметров со следующими атрибутами (Рисунок 24):

Рисунок 24 – параметры формирования обязательства по контракту

Тип – тип создаваемого обязательства.

Префикс – префикс номера создаваемого обязательства, номер будет сгенерирован для заданного префикса автоматически.

Дата – дата создаваемого обязательства.

Финансовая операция – необходимо выбрать финансовую операцию с видом «Расход» при формировании «прямого» документа или выбрать финансовую операцию с видом «Приход» для формирования «сторнирующего» документа.

Документ-основание – возможные значения Госконтракт, Документ-основание госконтракта. Если в параметре задано Госконтракт, то в качестве типа, номера и даты документа основания обязательства подставляются соответственно тип, номер, и дата самого госконтракта; если в параметре задано Документ-основание госконтракта - подставляются соответственно тип, номер, и дата документа основания госконтракта.

Контролировать непревышение ЛБО – необходимо выставить чек для проверки непревышения формируемого обязательства над лимитами бюджетных обязательств раздела «Смета расходов 25н» по соответствующим значениям бюджетополучателя, ПБЕ, бюджетной классификации, месяца строки расшифровки обязательства и т.д.

Формировать с подтверждением – необходимо выставить данный чек, если необходимо открыть буфер формирования обязательства для ручной корректировки.

Каталог – необходимо указать каталог, в который будет сформировано обязательство.

Заявка на изменение бюджетного обязательства – необходимо выставить чек при формировании заявки на внесение изменений в обязательство.

Номер заявки – номер заявки на внесение изменений; доступно при выставленном чеке «Заявка на изменение бюджетного обязательства».

Дата заявки – дата заявки на внесение изменений; доступно при выставленном чеке «Заявка на изменение бюджетного обязательства».

Сформировать денежное обязательство на авансовый платеж – выставляется чек для формирования денежного обязательства на аванс в случае, если по контракту предусмотрен авансовый платеж. При выставлении чека становятся доступными параметры на вкладке «Денежное обязательство».

Связать с извещением – Поле доступно, только если тип финансовой операции = «Расход» и у ГК (а также у всех его предыдущих версий) нет связей с БО. Иначе – неактивен и недоступен.

При активации (и при вызове действия с ранее установленным признаком) происходит поиск документа раздела БО, имеющего то же значение «Номера извещения о проведении торгов», что и текущий ГК. Если такая запись найдена, и она – единственная, то в нее подставляется ссылка в поле «Извещение».

Извещение – Поле доступно и обязательно только при активном признаке «Связать с извещением».

После нажатия кнопки «Ок» формы формирования, если выставлен чек «Формировать с подтверждением», появится буфер сформированного документа (Рисунок 25):

Рисунок 25 – буфер формирования обязательства по контракту

В заголовок обязательства попадут одноименные показатели контракта, а при формировании расшифровки данные спецификации «Финансирование» контракта будут распределены по месяцам текущего года (текущий считается год, к которому относится дата обязательства), а также по соответствующим годам планового периода (первый, второй, третий, четвертый год после текущего и последующие годы).

Рисунок 26 - расшифровка обязательства

После формирования обязательства в спецификации «Финансирование» контракта будут заполнены суммы «По бюджетным обязательствам» (Рисунок 27):

Рисунок 27 – пересчитаны поля «По бюджетным обязательствам» спецификации «Финансирование» контракта после формирования обязательств

Реализована и обратная функция, которая позволяет расформировать сформированные по контракту обязательства. Функция вызывается через пункт контекстного меню «Формирование» – «Бюджетные обязательства» – «Расформировать». В результате откроется список обязательств, сформированных по текущему контракту. Выберите нужный документ, и выполните действие «Расформировать» (уже в списке документов) – расформированный документ (документы) исчезнет из списка. Остается закрыть список обязательств и вернуться в окно просмотра контрактов. В результате в спецификации снова будет пересчитаны поля «По бюджетным обязательствам».

4.3. Связь бюджетного обязательства с извещением, формирование экономии

Для расчета сумм экономии и формирования отдельного обязательства с типом «Экономия» для последующей отработки в учете сначала используется функция Связь с бюджетным обязательством – Установить связь с Извещением.

Функция Установить связь с Извещением групповая, выполняется по помеченным документам. Если нет помеченных, то по текущему. Функция доступна только для документов, у которых «Тип записи» = 0 («Обязательство») и «Дата снятия c учета» пустая. При вызове функции Установить связь с Извещением появляется форма параметров со следующими атрибутами:

Извещение – необходимо выбрать извещение.

Переносить номер и дату регистрации в ГФУ из извещения. Чек. Доступен только если среди «Обязательств» есть документы с пустыми значениями «Номера» и «Даты» регистрации в ГФУ (оба одновременно пустые). Иначе – неактивен и недоступен.

При выполнении действия Установить связь с Извещением происходит связывание выбранного извещения и текущего обязательства. Для отката операции используется действие Связь с бюджетным обязательством – Разорвать связь.

В случае если бюджетное обязательство связано с извещением, то появляется возможность создать проводку на сумму экономии двумя способами:

1) При отработке в учете текущего обязательства, если в проводке правила отработки выставлен чек «Проводка суммы экономии»;
2) При отработке отдельного бюджетного обязательства с типом «Экономия».

Для формирования отдельного обязательства с типом «Экономия» используется функция Формирование – Экономия – Сформировать.

Функция Сформировать экономию негрупповая, выполняется по текущему бюджетному обязательству, и доступна только если у текущего БО есть связь с извещением.

При вызове функции Сформировать экономию появляется форма параметров со следующими атрибутами:

Тип документа. Ссылка на запись словаря «Типы документов». Допустим выбор только записи, привязанной к разделу «Бюджетные обязательства» по «Типу документа». Обязательное поле.

Префикс. Строка. Необязательный параметр.

Дата документа. Дата. Обязательный параметр. Инициализируется значением системной датой. Год параметра «Дата документа» должен совпадать со значением «Года даты» текущего обязательства.

Каталог. Ссылка на каталог раздела «Бюджетные обязательства». Необязательный параметр. Если не указан, то используется корневой каталог раздела «Бюджетные обязательства».

При выполнении действия Сформировать экономию происходит формирование обязательства с типом «Экономия», в расшифровке которого все суммы рассчитываются как разница между суммами связанного с текущем обязательством извещения и суммами текущего обязательства, подобранными по ключевым полям (Структура расходов, КОСГУ, вид средств и т.д.).

4.4. Связывание добавленного или загруженного бюджетного обязательства с контрактом

Начиная с релиза от 26.05.2023 в разделе «Бюджетные обязательства» доступны действия «Установить связь с госконтрактом» / «Разорвать связь с госконтрактом». Используется для связывания добавленного или загруженного из ГИС ЕИС бюджетного обязательства с контрактом.

Действие «Установить связь с госконтрактом» доступно для записей с типом «Обязательство», не снятых с учета, не имеющих других связей с разделом «Государственные контракты», сформированные из раздела «Финансовые документы ЕИС», и выполняется по одной текущей записи.

При выполнении действия «Установить связь с госконтрактом»:

если текущее БО является корректировочным, а его «родитель» связан с ГК, то текущее БО привязывается к последней версии этого ГК;
если текущее БО является первичным, то открывается буфер госконтрактов с предварительно наложенным отбором по принадлежности, году даты обязательства и отсутствию связей с другими обязательствами, где пользователь должен выбрать необходимую запись;
после связывания БО и ГК в спецификации «Финансирование» рассчитываются значения «По бюджетным обязательствам», используя стандартный механизм пересчета.

4.5. Регистрация хозяйственных операций по учету обязательств

Для регистрации хозяйственных операций в разделах «Бюджетные обязательства», «Денежные обязательства» доступна функция «Отработка» – «Отработать в учете». При вызове функции появляется форма формирования со следующими параметрами (Рисунок 28):

Рисунок 28 – параметры отработки обязательства в учете (БО, ДО)

Дата хозяйственных операций – задается вручную, инициализируется текущей датой.

Отработка с подтверждением – признак, если задан, то выдается буфер хозяйственных операций.

Регистрация в ГФУ (для бюджетных обязательств)– чек со значением «Да/Нет». По умолчанию «Да». При выставлении нужно указать дату и номер регистрации в органе Казначейства. Если чек выставлен, то при отработке в учете одновременно выполняется действие «Регистрация в ГФУ».

Правило отработки – выбор из словаря «Правила отработки бюджетных обязательств».

В результате выполнения этой функции будет сформирована хозяйственная операция в соответствии с заранее настроенными правилами отработки.

4.6. Регистрация в ОрФК

Для отражения факта регистрации обязательства органом Федерального казначейства (ОрФК) в разделах «Бюджетные обязательства», «Денежные обязательства» доступна функция «Действия» – «Регистрация в ГФУ». Функция выполняется по одному обязательству с параметрами (Рисунок 29):

Рисунок 29 – параметры регистрации в ОрФК (БД, ДО)

Номер – строка для ввода номера, присвоенного ОрФК,

Дата – дата регистрации в ОрФК.

В результате выполнения функции в заголовке обязательства заполняются недоступные для редактирования вручную дата и номер регистрации в ГФУ.

Проверка на превышение лимитов

Проверка на превышение обязательства над лимитами бюджетных обязательств раздела «Смета расходов 25н» происходит по соответствующим значениям бюджетополучателя, ПБЕ, бюджетной классификации, месяца строки расшифровки обязательства и т.д. Аналогичный алгоритм проверки может быть использован при формировании бюджетного обязательства в разделе «Государственные контракты и закупки» (подробнее п. 4.1).

При вызове данной функции происходит проверка непревышения значения поля «Сумма на текущий год. Месяц» строки расшифровки бюджетного обязательства над разницей значений полей «ЛБО полученные Итого» и «Сумма бюджетных обязательств Итого» строки раздела «Смета расходов 25н», подобранной по соответствующим значениям бюджетополучателя, ПБЕ, бюджетной классификации, месяц строки расшифровки и т.д. В случае наличия таких превышений выходит «Журнал сообщений» с занесенными в него сообщениями / ошибками (Рисунок 30).

Рисунок 30 – Журнал сообщений при проверке на превышение лимитов

Формирование документов на оплату по бюджетным обязательствам

Сформировать банковский документ можно только текущей записи бюджетного обязательства. Функция недоступна, если обязательство снято с учета, или если у обязательства вид операции = Приход. Для формирования банковских документов предназначена функция «Формирование» – «Банковские документы».

При вызове функции появляется форма параметров со следующими атрибутами (Рисунок 31):

Тип - Выбор из словаря «Типы документов». Обязательное поле. По умолчанию проставляется значение настройки №198, но доступно для редактирования.

Префикс - по умолчанию проставляется значение настройки № 20 «Префикс номера банковского документа (Бухгалтерия)», но доступно для редактирования.

Дата - По умолчанию текущая системная дата, но доступна для редактирования.

Каталог - Выбирается из каталогов раздела «Банковские документы».

Документ – основание – Выбирается одно из значений «Бюджетное обязательство» или «Документ-основание бюджетного обязательства».

Документ на возврат - Если чек «Документ на возврат» не выставлен, то при формировании банковского документа используются только неисполненные расшифровки обязательства, т.е. у которых сумма «Исполнено» текущего года меньше суммы «Итого» текущего года.

Если чек «Документ на возврат» выставлен, то при формировании банковского документа используются только те строки расшифровки обязательства, по которым было исполнение, т.е. у которых сумма «Исполнено» текущего года больше 0.

Рисунок 31 – параметры формирования банковского документа по обязательству

Финансовая операция - Выбор из словаря «Виды финансовых операций».

Формировать с подтверждением – Если чек выставлен, то показывается буфер сформированного банковского документа.

Правило отработки - Выбор из словаря «Правила отработки банковских документов» для указания правила, по которому будет отрабатываться создаваемый банковский документ.

Дата, заданная в параметрах, должна быть того же года, что и дата обязательства. После создания банковского документа в каждой строке расшифровки обязательства пересчитывается поле «Исполнено»: Сумма «исполнено» становится равной сумма «исполнено» до создания банковского документа плюс сумма создаваемого банковского документа. После отработки банковского документа в хозяйственном учете если в контракте был выставлен чек «Заполнять суммы при отработке документов», то в контракте будет заполнена сумма «Оплачено» заголовка контракта и «Исполнено» спецификации «Финансирования».

После нажатия кнопки «Ок» параметров формирования откроется буфер банковских документов, в котором при необходимости можно внести изменения в формируемый документ (Рисунок 32). Тип номер, префикс и дата документа берутся из параметров формирования. Номер документа будет присвоен автоматически. Документ основания заполнится либо реквизитами самого обязательства, либо реквизитами документа-основания обязательства (в зависимости от выставленного параметра «Документ-основание»). Вид операции заполняется видом операции самого обязательства, а если выставлен чек «Документ на возврат», то из параметров формирования. Назначение платежа заполняется следующим образом: если обязательство связано с записью контракта/закупки, то берем действующую и утвержденную редакцию этой записи, из неё наименование предмета контракта; если нет такой записи или не заполнен предмет контракта, то не заполняется, доступно для исправления. Поля плательщика и получателя заполняются в зависимости от чека «Документ на возврат»: если чек не выставлен, то контрагенты заполняются, так же как и в обязательстве, если чек выставлен, то меняются местами.

Рисунок 32 – буфер формирования банковского документа

Отработка и печать банковского документа происходит стандартным образом (Рисунок 33 - Рисунок 35):

Рисунок 33 – заявка на кассовый расход

Рисунок 34 – заявка на кассовый расход

Рисунок 35 – заявка на кассовый расход

При формировании банковского документа заполнится поле «Сумма исполнения» обязательства (Рисунок 36).

Рисунок 36 - заполнение поля «Сумма исполнения» при отработке банковского документа

Если в заголовке Контракта выставлен чек «Заполнять суммы при отработке документов» и параметр «Отражать суммы на связанном госконтракте при отработке банковского документа (бюджет)» выставлен в значение «Да», после отработки в учете Банковских документов, суммы по этим документам отразятся в Госконтракте в поле «Оплачено» (Рисунок 37).

Рисунок 37 – заполнение поля «Оплачено» контракта при отработке банковского документа

Если в заголовке Контракта выставлен чек «Заполнять суммы при отработке документов» и параметр «Отражать суммы на связанном госконтракте при отработке банковского документа (бюджет)» выставлен в значение «Да», то при отработке сформированного по обязательствам банковского документа в хозяйственном учете произойдет заполнение поля «Исполнено» спецификации «Финансирование» контракта (Рисунок 38).

Рисунок 38 – заполнение поля «Исполнено» при отработке банковского документа

Формирование документов на оплату по денежным обязательствам

Сформировать банковский документ можно только текущей записи денежного обязательства. Функция недоступна, если обязательство снято с учета. Для формирования банковских документов предназначена функция «Банковские документы» – «Сформировать».

При вызове функции появляется форма параметров со следующими атрибутами:

Тип – Выбор из словаря «Типы документов».

Префикс – по умолчанию проставляется значение настройки № 20, но доступно для редактирования.

Дата – По умолчанию текущая системная дата. Доступна для редактирования пользователем. Обязательное поле. Должна быть в том же году, что и «Год даты документа» БО

Каталог – Выбирается из каталогов раздела «Банковские документы». Необязательное поле.

Документ – основание – Выпадающий список со значениями «Бюджетное обязательство» и «Документ-основание бюджетного обязательства».

Документ – сопровождение – Выпадающий список со значениями «Не заполнять», «Внутренний документ» и «Входящий документ ВД».

Формировать с подтверждением – Чек со значениями «Да/Нет». Если выставлен, то показывается буфер сформированного банковского документа.

Документ на возврат – Чек со значениями «Да/Нет». По умолчанию снят.

Финансовая операция – Выбор из словаря «Виды финансовых операций» . Если чек «Документ на возврат» активен, то поле очищается и становится обязательным для заполнения. При этом доступны финансовые операции только типа «Приход/Возврат». Но если чек «Документа на возврат» опять снят, то в поле «Финансовая операция» восстанавливается значение из БО.

Авансовый платеж – выпадающий список со значениями «Да», «Нет», «Все».

Получатель – Доступно только при наличии записей в спецификации БО «Получатели платежей». Для выбора из словаря доступны только те контрагенты, которые заданы в спецификации «Получатели платежей». Если в параметре значение не задано, то в БД переносится контрагент из заголовка БО.

Заказчик – Недоступно для редактирования. Отображает контрагента-заказчика из заголовка денежного обязательства.

Реквизиты Заказчика – Реквизиты заказчика.

Правило отработки – Выбор из словаря «Правила отработки банковских документов». Необязательное поле.

Налоговая группа – Выбор из словаря «Налоговые группы».

Связывание добавленного или загруженного документа на оплату с бюджетным обязательством

Начиная с релиза от 10.12.2021 в заголовке раздела «Банковские документы» доступны действия «Учесть в исполнении БО» – «Установить связь с БО» и «Разорвать связь с БО».

Действие «Установить связь с БО» выполняется по текущему Банковскому документу или по единственному помеченному, и доступно только для банковского документа, у которого нет входящей связи с Бюджетным обязательством, нет исходящей связи с другим банковским документом и нет связей с Распоряжением на оплату.

При выполнении открывается раздел «Бюджетные обязательства» для выбора обязательства, в оплату которого необходимо учесть текущий банковский документ. После выполнения действия через DOCLINKS с использованием нового типа связей произойдет связывание текущего БД и выбранного БО.

Если текущий банковский документ был отработан в учете и параметр № 1191 «Отражать суммы на связанном государственном контракте при отработке банковского документа (бюджет)» имеет значение «Да», то после выполнения действия «Установить связь с БО» дополнительно произойдет стандартный пересчет сумм исполнения контракта, связанного с выбранным бюджетным обязательством.

Действие «Разорвать связь с БО» выполняется по текущему банковскому документу или по единственному помеченному, и доступно только для банковского документа, у которого имеется с бюджетным обязательством входящая связь нового типа. Действие «Разорвать связь с БО» применяется для удаления связей и пересчета сумм исполнения бюджетного обязательства, связанного с текущим банковским документом действием «Установить связь с БО».

Регистрация корректирующего бюджетного обязательства

Сформировать корректирующее обязательство можно только текущей записи обязательства. Функция недоступна, если обязательство снято с учета, или если у обязательства вид операции = Приход. Для регистрации корректирующего обязательства предназначена функция «Формирование» – «Корректирующее обязательство».

При вызове функции появляется форма параметров со следующими атрибутами (Рисунок 39):

Рисунок 39 – параметры формирования корректирующего обязательства

Дата корректирующего обязательства - По умолчанию системная дата, но доступна для редактирования.

Дата заявки на изменение - Дата заявки на внесение изменений в бюджетное обязательство.

Номер заявки на изменение - Номер заявки на внесение изменений в бюджетное обязательство.

В результате выполнения функции откроется буфер для создания нового обязательства (Рисунок 40). В буфере необходимо внести все необходимые изменения.

Рисунок 40 – буфер формирования корректирующего обязательства

После нажатия кнопки «Ок» буфера будут созданы:

- сторнирующее снятое с учета обязательство на сумму исходного обязательства, но со знаком минус, если выставлен параметр № 1971 «Формировать сторнирующее бюджетное обязательство при перерегистрации»,

- новое корректировочное обязательство с внесенными в буфере изменениями.

Каждое из вновь созданных обязательств необходимо отработать в учете для создания сторнирующих проводок по старому обязательству, и новых проводок по корректировочному обязательству.

Перерегистрация бюджетного обязательства

Неисполненная часть бюджетного обязательства на конец текущего финансового года подлежит перерегистрации и учету в очередном финансовом году.

Для перерегистрации предназначена функция «Перерегистрация обязательства» – «Перерегистрировать обязательство». При вызове функции появляется форма параметров со следующими атрибутами (Рисунок 41):

Рисунок 41 – параметры перерегистрации обязательства

Перерегистрация возможна только когда суммы «Исполнено» равны суммам текущего года. Т.о. если обязательство, принятое на текущий год, но не исполнено в текущем году, то в него сначала необходимо внести изменения и подать Заявку на внесение изменений в бюджетное обязательство с целью переноса неисполненных сумм текущего года в суммы на 1-ый год планового периода, а потом выполнить перерегистрацию бюджетного обязательства.

Если необходимо поменять бюджетную классификации, то сначала необходимо внести изменения и подать Заявку на внесение изменений в бюджетное обязательство с целью переноса неисполненных сумм текущего года старой классификации в суммы на 1-ый год планового периода новой классификации, а потом выполнить перерегистрацию бюджетного обязательства.

Снятие с учета бюджетного обязательства

Для снятия с учета предназначена функция «Действия» – «Снятие с учета». Функция выполняется по помеченным записям, и доступна, если хотя бы для одной из помеченных записей не снято с учета. При вызове функции появляется форма параметрво со следующими атрибутами (Рисунок 42):

Рисунок 42 – параметры снятия обязательства с учета

Дата – Дата снятия с учета.

В результате выполнения функции в исходном обязательстве проставляется дата снятия с учета.

5. Регистрация внутренних документов

5.1. Регистрация прямого документа и формирование денежного обязательства

Функция доступна для записи раздела в состоянии «Утвержден». Вне зависимости от типа записи. Для каждой выделенной записи формируется отдельный внутренний документ или несколько документов для одной записи – если в спецификации разные ПБЕ.

Формирование документа возможно как из заголовка, так и из спецификации:

при формировании внутреннего документа из списка контрактов, Система создает документ по всем записям спецификации товаров, где остаток товаров больше нуля; если записи спецификации потребления имеют разные ПБЕ, то строки спецификации группируются по каждому из встречающихся ПБЕ, и для каждого ПБЕ формируется свой внутренний документ;
при формировании внутреннего документа из спецификации товаров, создается документ по текущей записи спецификации или всем выделенным записям; если выделенные записи спецификации потребления имеют разные ПБЕ, то строки спецификации группируются по каждому из встречающихся ПБЕ, и для каждого ПБЕ формируется свой внутренний документ.

При вызове функции появляется форма параметров со следующими атрибутами (Рисунок 43):

Рисунок 43 – параметры формирования внутренних документов

Тип документа – тип создаваемого документа (накладная, акт и т.д.).

Префикс документа – префикс номера создаваемого документа, номер будет сгенерирован для заданного префикса автоматически.

Дата документа – дата создаваемого документа.

Документ на возврат – если необходимо сформировать не «прямой» документ, а документ на возврат.

Каталог – каталог раздела «Внутренние документы», куда будет помещен создаваемый документ.

Документ – основание - возможные значения Госконтракт, Документ-основание госконтракта. Если в параметре задано Госконтракт, то в качестве типа, номера и даты документа основания внутреннего документа подставляются соответственно тип, номер, и дата самого госконтракта; если в параметре задано Документ-основание госконтракта - подставляются соответственно тип, номер, и дата документа основания госконтракта.

Склад (от кого), Склад (кому) – необязательные характеристики заголовка создаваемого документа.

Налоговая группа – можно указать мнемокод налоговой группы, если товары / услуги облагаются НДС.

Не облагается НДС – можно выставить чек, если товары / услуги не облагаются НДС.

Сформировать денежное обязательство – если значение «Направление документа» не Прямой, то признак неактивен и не доступен для активации. При активации становятся доступны остальные параметры группы, а также чек «Сформировать ДО по зачету аванса»; значение «Документ-Дата» инициализируется значением «Даты документа». Если признак не активен, то остальные параметры недоступны. Используется для одновременного формирования денежного обязательства по формируемому внутреннему документу.

Сформировать ПКО (фондовый) – выставляется чек, если контракт на приобретение денежных документов и необходимо создать ПКО при получении денежных документов в кассу. При активации чека на вкладке «ПКО (Фондовый)» становятся доступными параметры «Образец» (для выбора образца кассового документа) и «Каталог кассовых документов».

После нажатия кнопки «Ок» формы формирования появится буфер сформированного документа / нескольких документов (Рисунок 44):

Рисунок 44 - буфер формирования внутренних документов

В заголовок внутреннего документа попадут юридическое лицо из отрабатываемого контракта, ПБЕ – если ПБЕ указано в заголовке контракта, то из отрабатываемого контракта, если в спецификации, то ПБЕ группы строк спецификации. Поставщик станет контрагентом «От кого», а Заказчик – контрагентом «Кому» отрабатываемого контракта.

Поля тип, номер, дата документа основания заполняются следующим образом: если в параметре формирования «Документ – основание» указано «Госконтракт», то тип, номер, дата контракта; иначе тип, номер, дата документа-основания госконтракта.

При формировании строки спецификации буфера «прямого» документа определяется подходящая строка спецификации «Товары и услуги» контракта/закупки: Сумма в валюте (остаток) больше 0 для типа позиции номенклатора «Услуга» и Количество (остаток) больше 0 для типа позиции номенклатора «Товар». Для каждой подходящей строки для формирования создается строка спецификации буфера внутреннего документа:

наименование и количество (остаток), цена, сумма товара/услуги переносится из строки спецификации контракта на неисполненное количество и сумму;
цена в эквиваленте рассчитывается из цены в валюте по курсу из справочника на дату формирования документа.

В сформированные внутренние документы, предварительно отображенные в окне-буфере, можно внести необходимые исправления, а затем перенести в раздел «Внутренние документы». Если тип позиции номенклатора «Товар», то для частичного поступления необходимо изменить количество «По документам» и «Фактически», сумма «Сумма всего» будет пересчитана автоматически. Если тип позиции номенклатора «Услуга», то для частичной отработки необходимо изменить сумму «Сумма всего в валюте» и сумму «Сумма всего в эквиваленте».

Буфер формирования внутренних документов с внесенными в него изменениями (Рисунок 45):

Рисунок 45 буфер формирования внутренних документов с внесенными в него изменениями

Если в заголовке контракта не установлен чек «По цене единицы товара, работы, услуги», то в буфере формирования внутренних документов:

Разрешено:

- удалять строки спецификации, если количество строк больше одной; если необходимо удалить все спецификации документа, то такой документ не подлежит отработке и поэтому необходимо удалить весь документ в списке формируемых документов;

- в заголовке исправлению подлежат следующие поля «Склад (от кого, кому, через кого)», «Контрагент (через кого)», «Номер документа», «Тип, номер, дата входящего документа», «Назначение документа» (остальные поля закрыты для редактирования);

- также в заголовке подлежат исправлению поля «Контрагент (от кого)» в случае, если документ на возврат, и «Контрагент (кому)» в случае если это «прямой документ».

Запрещено:

- в строке спецификации исправлять поля «Номенклатура», «Валюта» и все «Цены».

Для каждой записи спецификации сформированного внутреннего документа её суммы (в валюте и эквиваленте) добавляются к соответствующим суммам «По документам» связанной записи спецификации потребления, а остаток уменьшается.

Рисунок 46 – спецификация внутреннего документа в буфере

Если в заголовке Контракта выставлен чек «Заполнять суммы при отработке документов», и параметр «Отражать суммы на связанном госконтракте при отработке внутреннего документа (бюджет)» после отработки в учете Внутренних документов суммы по этим документам отражаются в заголовке контракта в поле «Получено» и в спецификации «Товары и услуги» в поле «Исполнено».

5.2. Регистрация документ на возврат

Для формирования документа на возврат необходимо в параметрах формирования поставить чек «Документ на возврат» (Рисунок 47):

Рисунок 47 – параметры формирования документа на возврат

При формировании строки спецификации буфера документа на возврат определяется подходящая строка спецификации «Товары и услуги» контракта/закупки: Сумма в валюте (по документам) больше 0 для типа позиции номенклатора «Услуга» и Количество (по документам) больше 0 для типа позиции номенклатора «Товар». Для каждой подходящей строки для формирования создается строка спецификации буфера внутреннего документа:

• наименование и количество (остаток), цена, сумма товара/услуги переносится из строки спецификации контракта на исполненное количество и сумму (По документам);

• цена в эквиваленте рассчитывается из цены в валюте по курсу из справочника на дату формирования документа.

После отработки документа в хозяйственном учете снова произойдет пересчет полей «Получено» и «Исполнено».

5.3. Расформирование внутренних документов

Функция доступна и в списке контрактов, и в спецификации товаров.

Рисунок 48 – расформировать внутренний документ

Чтобы расформировать внутренний документ, выполните в нужном списке действие «Расформировать» (Рисунок 48). В ответ Система откроет список внутренних документов, сформированных по текущему контракту или текущей записи спецификации товаров.

Выберите нужный (точнее, ненужный) документ (или выделите группу документов – при задании исходного действия «Расформировать» в списке контрактов), выполните действие «Расформировать» (уже в списке документов) – расформированный документ (документы) исчезнет из списка. Остается закрыть список внутренних документов и вернуться в окно просмотра контрактов. В результате, внутренний документ (документы) исчезнет, и снова произойдет пересчет полей «Получено» и «Исполнено».

5.4. Связывание добавленного или загруженного внутреннего документа с контрактом

Для возможности отражения полученных из ГИС ЕИС документов о приемке товаров, работ, услуг в исполнении государственных контрактов начиная с релиза от 04.08.2022 в разделе «Внутренние документы» доступны действия «Установить связь с государственным контрактом» и «Разорвать связь с государственным контрактом». Выполняются по помеченным записям раздела «Внутренние документы». Без параметров, с использованием буфера.

Алгоритм работы действия «Установить связь с государственным контрактом»:

контракт подбирается по реквизитам документа-основания внутреннего документа, проверяется совпадение контрагентов поставщика-покупателя;
спецификация подбирается по совпадению номенклатуры;
обновляется (заполняется) КБК в спецификации внутреннего документа в соответствии с подобранной строкой спецификации «Товары и услуги» госконтракта;
после связывания выполняется стандартный пересчет исполнения в спецификации «Товары и услуги» госконтракта.

5.5. Зачет денежного обязательства на аванс

Для зачета денежного обязательства с типом «Авансовый платеж» при возникновении денежного обязательства (по документу о приемке) с типом «Денежное обязательство», используется функция «Зачесть аванс». Функция выполняется по текущему ДО в случае, если зачет аванса не был выполнен при формировании внутреннего документа по контракту, и доступна только для документа с типом «Денежное обязательство», неотработанного в учёте и с незаполненными датой и номером регистрации в ГФУ.

При вызове функции появляется форма параметров со следующими атрибутами:

Рисунок 49 – параметры снятия обязательства с учета

Тип документа. Выбор из словаря типов документов. Возможен выбор только из записей, привязанных к разделу ДО. Обязательный параметр.

Префикс номера документа. Строка 80 символов. Необязательный параметр.

Дата документа. Дата. Необязательный параметр. Инициализируется датой текущего документа. Год «Даты документа» должен соответствовать «Году даты документа» текущего документа.

Каталог. Выбор каталога раздела «Денежные обязательства». Необязательный параметр.

Формировать с подтверждением. Чек.

В результате выполнения функции для исходного денежного обязательства с типом «Денежное обязательство» подбирается денежное обязательство с типом «Авансовый платеж», и формируется новое денежное обязательство с типом «Зачет аванса».

6. Регистрация изменений в контракт / договор

Формирование производится с использованием функции «Состояние» – «Внести изменения» из раздела «Государственные контракты и закупки». Функция доступна для записи раздела в состоянии «Утвержден». Только для типа записи – «Контракт». Функция негрупповая, выполняется для выбранной записи контракта/закупки.

При вызове функции «Состояние» – «Внести изменения» создается новая версия контракта (новая строка в разделе) и увеличивается на 1 количество изменений. После утверждения новой версии предыдущая версия контракта становится недействующей.

7. Контроль закупки одноименных товаров контракта / договора / закупки

Функция доступна для записей раздела любого типа и в любом состоянии. Функция не групповая, выполняется для выбранной записи, при этом в проверке участвуют и другие контракты, удовлетворяющие условиям проверки.

Рисунок 50 – параметры контроля закупки одноименных товаров

Алгоритм работы функции:

1) Отбираются все записи раздела соответствующие следующим условиям:

Тип записи задан параметром «Просматривать записи»: или только бесконтрактные закупки или только контракты или все типы записей.
В зависимости от значения параметра «Дата закупки»

Если его значение «Дата заключения контракта», те записи, дата документа которых попадает в интервал дат «период с» - «по» (границы интервала включительно).
Если его значение «Дата начала действия контракта», те записи, «срок действия с» которых попадает в интервал дат «период с» - «по» (границы интервала включительно).

Если признак «Контроль единственного поставщика» выставлен, то контрагент поставщик = контрагенту поставщика данной записи. Если чек не выставлен, то это условие не проверяется.

2) В цикле по спецификации потребления для каждой записи спецификации выполняется

среди всех отобранных на первом шаге записей контрактов + отмеченная запись контракта выбираются записи их спецификации потребления в зависимости от значения параметра «Контроль одноименности продукции»:

Если «по коду СН», то ссылающиеся на ту же или соподчинённые записи классификатора продукции:

Если ссылка на классификатор продукции в текущей записи не заполнена, выдаётся ошибка, выполнение функции прекращаем.
Если параметр «Уровень вложенности» = 0, то отбираются записи спецификации, ссылающиеся на ту же запись классификатора продукции, как и текущая
Если параметр «Уровень вложенности» > 0, то ссылающиеся на записи классификатора, подчинённые одной и той же записи более высокого уровня иерархии + на саму эту запись высокого уровня. Запись высокого уровня определяется с использованием параметра «уровень вложенности» (m). Ею является запись, ближайшая к текущей по иерархии, расположенная на m уровней выше.

Если «по коду ОКП», то те, у которых номенклатура ссылается на тот же код ОКП, как и номенклатура данной записи спецификации или соподчинённые коды ОКП:

Если в номенклатуре данной записи код ОКП не заполнен, выдаётся ошибка, выполнение функции прекращаем
Если параметр «Уровень вложенности» = 0, то отбираются записи спецификации, у которых номенклатура ссылается на тот же код ОКП, как и номенклатура данной записи спецификации
Если параметр «Уровень вложенности» > 0, то те, у которых номенклатура ссылается на коды ОКП, подчинённые одному и тому же коду более высокого уровня иерархии + на сам этот код высокого уровня. Код высокого уровня определяется с использованием параметра «уровень вложенности» (m) (аналогично алгоритму, изложенному в предыдущем пункте).

Если «по коду ОКДП», то те, у которых номенклатура ссылается на тот же код ОКДП, как и номенклатура данной записи спецификации. Если в номенклатуре код ОКДП не заполнен, выдаётся ошибка, выполнение функции прекращается.

Суммируются значения поля «Сумма в эквиваленте по контракту» по всем отобранным записям спецификации.
Сравнивается полученное число с суммой заданной в настройке «Предельный размер расчетов по одной сделке». Если полученная сумма больше чем заданная в настройках – запоминается значение кода, по которому проводился отбор записей спецификации (СН, ОКДП или ОКП), записывается его в список S1
Переход к следующей записи спецификации потребления

3) Выдаётся сообщение:

Если список S1 пуст, то «Сумма закупки одноименных товаров не превышена»
Если список S1 не пуст, то в зависимости от значения параметра функции «Контроль одноименности продукции» выдаём одно из трёх сервисных сообщений: «Сумма закупки одноименных товаров превышена по кодам СН (список S1)», Сумма закупки одноименных товаров превышена по кодам ОКП (список S1)», «Сумма закупки одноименных товаров превышена по кодам ОКДП (список S1)»

Проверять превышение остатков ЛБО: Если данный признак не установлен, то производится только контроль закупки одноименных товаров. Если признак установлен -добавляется проверка с учетом данных спецификации «Финансирование» и данных раздела «Смета расходов 25н».

Часто задаваемые вопросы.

Неправильный пересчет сумм в спецификации «Финансирование» контракта.

Следует с осторожностью менять значение параметра «Отражать суммы на связанном госконтракте при отработке банковского документа (бюджет)». При отработке в хозяйственном учете и при снятии отработки в хозяйственном учете банковского документа происходит пересчет полей контракта. Менять значение указанной настройки между отработкой и снятием отработки конкретного банковского документа не рекомендуется.

Для ручного пересчета полей «Оплачено» и «Исполнено» контракта предназначена пользовательская процедура P_GOVCNTR_BASE_RECALC. Для использования данной пользовательской процедуры ее необходимо добавить в разделе «Пользовательские процедуры» и указать привязку к разделу «Государственные контракты и закупки».

Таблица 1 – параметры процедуры P_GOVCNTR_BASE_RECALC

Наименование параметра	Описание параметра	Привязка	Раздел
NCOMPANY	NCOMPANY	К организации
NRN	NRN	К регистрационному номеру записи

Процедура вызывается с помощью контекстного меню «Расширение» – «Пользовательские процедуры» в разделе «Государственные контракты и закупки».

Необходимость поменять номенклатуру во внутреннем документе.

Если по какой-то причине, в спецификации товаров и услуг при регистрации контракта была указана «обобщенная» номенклатурная позиция, которую при формировании внутреннего документа нужно изменить, то необходимо перед формированием внутреннего документа внести изменение в контракт с помощью функции «Внести изменения», а затем уже сформировать внутренний документ.