Парус-Бюджет 8: Бухгалтерия.
Работа с первичными электронными документами и регистрами бухгалтерского учета в ПАРУС-Бюджет 8 ведется в следующих документарных разделах:
Документы ⇒ Электронные документы и регистры ⇒ [Прикладные подразделы];
Документы ⇒ Внутренние документы;
Документы ⇒ Инвентаризация ⇒ [Прикладные подразделы инвентаризации];
Учет ⇒ Инвентарная картотека ⇒ По карточкам;
Учет ⇒ Хозяйственные операции ⇒ По операциям.
Раздел «Электронные документы и регистры» стандартной поставки модуля «Бухгалтерский учет (Бюджет)» содержит прикладные подразделы для регистрации большинства электронных первичных учетных документов и регистров, применяемых при ведении бухгалтерского учета.
Для работы с реализованными подразделами и связанными с ними словарями после обновления базы данных необходимо в модуле «Администратор» через раздел «Предопределенный импорт» загрузить файл «Управляемые разделы.prf» из архива Управляемые разделы_от_ХХ_ХХ_202Х.zip, выкладываемого на FTP-сервере по пути:
/master_disk/PARUS_8/БЮДЖЕТ/Парус_8_5_6_1_202Х_ХХ_ХХ/SERVICE/Управляемые разделы/
Для дальнейшей работы с электронными документами в системе ПАРУС-Бюджет 8 необходимо предварительно заполнить некоторые общие словари:
Объекты ⇒ Постоянно действующие комиссии;
Объекты ⇒ Подписывающие и согласовывающие лица.
Данные словари используется в документарных разделах Системы, предназначенных для подготовки и создания электронных документов, и служат для автоматического формировании состава комиссии документа, для формирования листа голосования и выполнения процедуры голосования по объектам документа, а также для подписания документов электронной подписью.
Для каждого раздела, в котором предполагается работа по подготовке электронных документов с операцией голосования, необходимо зарегистрировать постоянно действующую комиссию в словаре «Постоянно действующие комиссии». Для этого необходимо добавить заголовок записи с заполнением обязательных полей, а также заполнить реквизиты приказа о создании комиссии:
В спецификации необходимо создать перечень членов комиссии путем выбора из словаря «Контрагенты» с указанием роли, должности и периода полномочий каждого члена комиссии:
Для выполнения операций подписания электронного документа ПЭП и УКЭП необходимо создать запись в словаре «Подписывающие и согласовывающие лица» для каждого типа такого электронного документа.
Раздел Системы, для которого предназначена запись словаря, указывается в заголовке, а в спецификациях добавляется перечень подписывающих и согласовывающих лиц:
Стоит обратить внимание на то, что спецификация «Подписывающие лица» формируется автоматически при добавлении заголовка и результаты её формирование зависят от того, для какого раздела зарегистрирован заголовок:
Роли подписывающих лиц спецификации (на скрине выше поле выделено красной рамкой) также заполняются автоматически. Связи ролей и разделов «зашиты» в Систему и не подлежат корректировке пользователем. Для каждой роли пользователю необходимо заполнить поля «Контрагент» и «Должность».
Спецификация «Согласовывающие лица» добавляется стандартным способом:
Для создания первичного электронного документа (т.е. PDF-образа документа, подписанного электронной подписью) в соответствии с вышеописанной схемой необходимо:
Подготовить документ в соответствующем документарном разделе;
Провести процедуру голосования, если требуется;
Подписать ПЭП, если требуется;
Сформировать пользовательский отчет с сохранением документа в разделе «Электронные документы»;
Подписать сохраненный документ ПЭП, УКЭП, если требуется.
Под «подготовкой» документа в ПАРУС-Бюджет 8 понимается создание записи в соответствующем документарном разделе Системы стандартным способом, т.е. путем выполнения действия Добавить или Размножить контекстного меню заголовка раздела, путем автоматического формирования документа, доступного при выполнении некоторых операций в разделах «Инвентарная картотека», «Бланки строгой отчетности» и «Книги бланков строгой отчетности», а также путем формирования документа на основании записей раздела «Государственные контракты и закупки».
В структуре большинства подразделов раздела Документы ⇒ Электронные документы и регистры ⇒ [Прикладные подразделы] и раздела Документы ⇒ Инвентаризация ⇒ [Прикладные подразделы инвентаризации] присутствуют три типовые спецификации: «Состав комиссии», «Голосование» и «Подписанты электронных документов»:
В структуре остальных подразделов какая-либо из этих спецификаций может отсутствовать по причине отсутствия в ней необходимости с точки зрения положений приказа Минфина № 61н.
Например, в подразделе «Решения о признании объектов нефинансовых активов» отсутствует спецификация «Подписанты электронных документов», т.к. согласно положениям приказа Минфина № 61н документы данного подраздела не утверждаются руководителем и не согласовываются с другими лицами.
При добавлении документа в разделе Документы ⇒ Внутренние документы спецификации «Состав комиссии» и «Подписанты электронных документов» доступны через одноименные пункты контекстного меню заголовка документа:
Стоит обратить внимание на то, что для документов, создаваемых в разделе «Внутренние документы», которые подписываются Ответственным исполнителем из состава Комиссии, пользователю не нужно создавать запись в спецификации «Подписанты электронных документов» с ролью «Ответственный исполнитель». В таких случаях Ответственный исполнитель указывается только в спецификации документа «Состав комиссии» с указанием параметра «Ответственный исполнитель»:
Более подробно особенности подготовки каждого из этих документов в Системе будут рассмотрены в соответствующих подразделах разделов 2 и 3 данных методических рекомендаций.
Далее будут описаны типовые действия с документами, которые для большинства создаваемых документов выполняются одинаково.
Если после добавления документа в соответствующем документарном разделе Системы для него необходимо сформировать Состав комиссии, то в контекстном меню заголовка такого документа выбираем специальное действие Сформировать состав комиссии. В параметрах операции выбираем комиссию из словаря «Постоянно действующие комиссии»:
В результате этих действий члены комиссии, указанные в спецификации выбранного Состава комиссии, добавятся в спецификацию «Состав комиссии» документа. При таком добавлении членов комиссии в документ не будут перенесены те записи, у которых «Дата действия с:» позже даты документа или «Дата действия по:» раньше даты документа, т.е. члены комиссии, не действующие на дату формирования документа, не будут перенесены в спецификацию этого документа.
При необходимости в спецификации «Состав комиссии» документа записи можно добавлять стандартным способом без применения специального действия Сформировать состав комиссии. Записи данной спецификации можно удалять и исправлять стандартным способом.
Для записи члена комиссии, который является Ответственным исполнителем, необходимо установить параметр «Ответственный исполнитель». Для тех членов комиссии, которые по какой-либо причине не смогут участвовать в голосовании по объектам документа, необходимо установить параметр «Не участвует в голосовании» и указать причину в поле «Особые отметки». Для члена комиссии, который является Ответственным исполнителем, поле «Особые отметки» при выставленном параметре «Не участвует в голосовании» является необязательным к заполнению:
В оформляющей части формы электронного документа, предусматривающего его подписание членами комиссии, в случае наличия особого мнения у присутствующего на заседании члена комиссии, указывается имя файла, содержащего подписанный простой ЭП члена комиссии электронный документ (скан-копия документа), которым оформлено мнение члена комиссии. В Системе такой файл прикрепляется к документу в спецификации «Состав комиссии» через пункт контекстного меню Связи -> Присоединенные документы.
В оформляющей части электронного документа в реквизите "Приложение N __" указываются наименования документов, скан-копий документов (например, документов, на основании которых произведена оценка нефинансовых активов) и имена прикрепленных файлов. В Системе такие файлы прикрепляются к документу через пункт контекстного меню Связи -> Присоединенные документы в заголовке соответствующего документа.
После формирования состава комиссии документа для него формируется Лист голосования.
Перед этим в документе необходимо заполнить резолюцию комиссии, которая в зависимости от вида документа может находиться в разных его разделах. Например, для Акта о консервации (расконсервации) объекта основных средств резолюция комиссии заполняется в соответствующем поле вкладки «Заключение комиссии»:
Информация о том, в каком разделе каждого документа заполняется резолюция комиссии, будет изложена в описании подготовки соответствующих документов (разделы 2, 3 данных методических рекомендаций).
После заполнения резолюции комиссии по объектам учета документа формируется Лист голосования. Для этого в контекстном меню заголовка документа выполняется специальное действие Лист голосования -> Сформировать. В результате его выполнения Система создает связанный с документом Лист голосования в разделе Документы ⇒ Электронные документы и регистры ⇒ Листы голосования, а в спецификации «Голосование» документа создается перечень из членов комиссии, участвующих в голосовании.
При необходимости можно расформировать Лист голосования по документу выполнив специальное действие Лист голосования -> Расформировать или Лист голосования -> Расформировать с отменой голосования для расформирования Листа голосования с одновременной отменой голосования.
Для отображения ранее сформированного Листа голосования выполняется действие Лист голосования -> Показать.
Перед проведением процедуры голосования обязательно необходимо выполнить п.п.1.2. - 1.3. данных методических рекомендаций!
Для проведения процедуры голосования по объектам учета документа необходимо, чтобы каждый член комиссии, включенный в Лист голосования, был связан с тем пользователем базы данных, от имени которого он входит в Систему. Эта связь устанавливается через пункт контекстного меню Идентификация в словаре «Контрагенты» или в разделе «Сотрудники» модулей «Управление деловыми процессами», «Кадры и штатное расписание», «Расчет заработной платы» и т.д.
Для голосования по документу каждый член комиссии должен выполнить действие Проголосовать в контекстном меню заголовка документа либо спецификации документа если голосование по документу предусматривает более одного объекта голосования, как, например, в Решении о признании объекта нефинансовых активов:
В параметрах операции голосования выбирается решение пользователя (члена комиссии) относительно объекта голосования – «За» или «Против»:
В случае отсутствия связи текущего пользователя Системы с каким-либо контрагентом - членом комиссии выдается сообщение об ошибке:
В таком случае голосование текущим пользователем будет невозможно.
Другой вариант проведения голосования – это голосование в Листе голосования в разделе Документы ⇒ Электронные документы и регистры ⇒ Листы голосования.
Для проведения голосования в данном разделе пользователю необходимо установить курсор на объекте учета спецификации Листа голосования «Объекты учета» и выполнить действие Проголосовать:
Результатом выполнения операции голосования является заполнение поля «Голосование» в форме редактирования записи члена комиссии спецификации «Голосование» значением «За» или «Против».
Для тех членов комиссии, которые ещё не проголосовали по объекту учета документа, выставляется значение «Не проведено». Это означает, что их голоса пока не учитываются в расчете процента фактически проголосовавших членов комиссии.
В заголовке Листа голосования можно указать значение такого параметра, как «Кворум», т.е. выраженное в процентном соотношении минимальное число членов комиссии, проголосовавших «За», требуемое для признания решения комиссии правомочным:
После проведения процедуры голосования в документе произойдет расчет значения такого показателя, как «Итог голосования комиссии «За», %». Также становится доступным для редактирования параметр «Снято с обсуждения». Чек «Снято с обсуждения» устанавливается в том случае, если резолюция комиссии не поддержана, т.е. процент голосования «За» менее кворума принятия положительного решения.
На скрине ниже приведен соответствующий пример для документа Решение о признании объекта нефинансовых активов:
В Листе голосования дополнительно рассчитывается и такой показатель, как «Итог голосования комиссии «против», %»:
Стоит отметить, что результаты голосования, проведенного в отдельном разделе «Листы голосования», автоматически наследуются соответствующим разделом связанного документа. И наоборот, голосование, проведенное в документарном разделе, отражается и в Листе голосования, сформированном из документа.
На скрине, представленном ниже, мы видим пример результата формирования Листа голосования и проведения процедуры голосования двумя членами и председателем комиссии по документу Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств. Все члены комиссии проголосовали положительно, и процент положительных результатов голосования превысил кворум. Поэтому комиссией будет принято положительное решение по объекту голосования «Сервер Supermicro 6019R New»:
Согласно положениям приказа Минфина № 61н Лист голосования является неотъемлемой частью электронного документа. Соответственно, он также подписывается в Системе электронной подписью, как и остальные первичные учетные документы.
Процедура голосования при работе в разделе Документы ⇒ Внутренние документы проводится только в Листе голосования, сформированном из документа.
После голосования каждый член комиссии должен подписать информацию о документе ПЭП.
Подписание информации о документе ПЭП происходит через действие Расширения –> Подписать с выставленном в параметрах чеком «Простая электронная подпись»:
Если запись в разделе подписана ПЭП, то при формировании соответствующего пользовательского отчета в случае, если заполнены подписывающие лица в спецификации «Подписывающие лица», на месте рукописных подписей отображается штамп ПЭП. При этом подбор контрагента - подписанта происходит по сотруднику или контрагенту, идентифицированному ранее с пользователем Системы (действие Идентификация):
Также доступна возможность массового подписания ПЭП по отмеченным записям.
Для просмотра подписей документа выбираем пункт контекстного меню Расширения –> Электронные подписи. Для удаления подписи - Расширения –> Удалить подпись.
Кроме членов комиссии данным видом подписи документы могут подписывать и другие лица, например, ответственный исполнитель, уполномоченный на формирование того или иного документа. Более подробно информация о том, кто подписывает документы данным видом подписи, будет отражена в отдельной таблице в конце каждого подраздела разделов 2 и 3 данных методических рекомендаций.
После подписания информации о документе ПЭП формируется электронный документ в формате PDF и сохраняется в разделе «Электронные документы».
Особенности подписания ПЭП документа, в состав которого входит Лист голосования: Для тех документов, в состав которых входит Лист голосования и при условии формирования электронного документа совместно с Листом голосования (см. п.1.6. данных методических рекомендаций), отдельно подписывать Лист голосования членом комиссии не требуется. Подпись в Листе голосования будет отражена автоматически на основании подписи членом комиссии самого документа.
Для подписания электронного документа усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП ЭД) и простой электронной подписью (ПЭП ЭД) предварительно необходимо сформировать его электронный образ в виде PDF-документа и сохранить его в разделе «Электронные документы». Для этого в документарном разделе формируется пользовательский отчет. Например, для Акта о консервации (расконсервации) объекта основных средств это будет отчет «Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств, ф.0510433(61н)». При его формировании указывается параметр «Переносить в электронные документы» и выбирается каталог раздела «Электронные документы», в котором будет храниться PDF-образ документа:
При создании электронного документа, для которого предусмотрено формирование Листа голосования, рекомендуется указать параметр «Включить лист голосования в состав документа». В таком случае сформируется единый электронный документ, который будет включать в себя как сам первичный документ, так и Лист голосования к нему.
Раздел «Электронные документы» используется как хранилище электронных документов формата PDF или XML с целью дальнейшего их подписания, печати или выгрузки на внешний носитель.
Для формирования документов в PDF-формате используется Сервис отложенной печати (MqReportService).
Описание настройки сервиса приведено в инструкции (глава 2.3. Сервис печати (MqReportService)), расположенной на FTP по пути:
/master_disk/PARUS_8/БЮДЖЕТ/Инструкции/Система/Парус-Онлайн 2/Парус-Онлайн 2. Часть 4. Дополнения 202Х. ХХ.docx
Для выполнения процедуры подписания документа УКЭП используется Сервис для подписания электронных документов (MqDocumentSigner), расположенный на FTP по пути:
/master_disk/PARUS_8/БЮДЖЕТ/Парус_8_5_6_1_202Х_ХХ_ХХ/SERVICE/_8_5_6_1_от_ХХ_ХХ_202Х_WebClient/extra.zip/extra/MqDocumentSigner/
Описание настройки сервиса приведено в инструкции (глава 2.8. Сервис подписания электронных документов (MqDocumentSigner)), расположенной на FTP по пути:
/master_disk/PARUS_8/БЮДЖЕТ/Инструкции/Система/Парус-Онлайн 2/Парус-Онлайн 2. Часть 4. Дополнения 202Х. ХХ.docx
Также необходимо установить параметр Системы №1977 «Использовать очередь печати для формирования отчетов Excel» в режим «Да»:
Для подписания электронного документа УКЭП ЭД и ПЭП ЭД:
Откройте документарный раздел с тем документом, который необходимо подписать. В заголовке документа выберите пункт контекстного меню Связи -> Электронные документы. Откроется связанная с документом запись раздела «Электронные документы». В контекстном меню заголовка данной записи выберите пункт Подписать. Если перед этим выделить несколько записей документарного раздела, то Система отобразит все электронные документы, сформированные из отмеченных записей. В данном окне будет доступна возможность массового подписания электронных документов ПЭП и УКЭП:
Укажите значения в следующих атрибутах:
Для видов подписи УКЭП или УКЭП (отсоединенная) необходимо выбрать сертификат квалифицированной электронной подписи:
Вид подписи | – Встроенная – используется для встраивания КЭП в документ формата PDF или XML, и применяется с выбором сертификата; – Отсоединенная – используется для наложения отсоединенной КЭП, и применяется с выбором сертификата; – Простая электронная подпись – используется для отображения штампа ПЭП в электронных регистрах и отчетах и применяется без выбора сертификата. |
Сертификат подписи | Укажите сертификат, если выбран вид подписи Отсоединенная или Встроенная |
После подписания электронного документа встроенной подписью в него добавляется секция, связанная с подписанием. Данная секция позволяет выполнить проверку достоверности подписи при помощи специально предназначенного для этого програмного обеспечения.
Для формирования печатной формы электронного документа в контекстном меню заголовка данной записи выберите пункт Открыть.
Печатная версия подписанного электронного документа (визуализация) содержит отметку (штамп):
Если при создании электронного документа, для которого предусмотрено формирование Листа голосования, не был установлен параметр «Включить лист голосования в состав документа», то Лист голосования формируется пользователем, как отдельный электронный документ из раздела «Листы голосования», и подписывается аналогичным образом:
В тех случаях, когда один и тот же пользователь Системы должен подписать ПЭП ЭД более одного раздела одного и того же документа, ему необходимо выполнить подписание документа такое количество раз, сколько предусмотрено его подписей в данном документе.
Например, если сформировать «Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств, ф.0510433(61н)» с установленным параметром «Включить лист голосования в состав документа», то сформируется единый электронный документ, который будет включать в себя первичный документ и Лист голосования к нему. Согласно бизнес-процессу по формированию такого электронного документа каждый член комиссии должен подписать Лист голосования к документу и сам документ. Для этого пользователю, который является членом комиссии, необходимо перейти к сформированному электронному документу по пункту контекстного меню Связи -> Электронные документы и в открывшемся разделе подписать созданную запись 2 раза:
В таком случае штамп первой подписи отобразится в Листе голосования, штамп второй подписи – в подписной части документа.
Подписывать электронные документы можно и в общем для них разделе Функции ⇒ Электронные документы. В данном разделе так же доступна возможность массового подписания документов ПЭП и УКЭП по отмеченным записям.
После подписания электронного документа отсоединенной подписью (УКЭП отсоединенная) при выгрузке формируется несколько файлов - исходный документ, ЭП и файл с визуализацией электронного документа:
Сохраненные описанным способом документы в разделе «Электронные документы» можно открыть или выгрузить в файл на компьютер для выполнения доступных для этого типа файлов операции. Например, эти файлы можно сохранить на внешний носитель или отправить по электронной почте.
При необходимости внести изменения в электронный документ сначала его нужно удалить в разделе «Электронные документы», затем исправить запись в исходном документарном разделе и заново сформировать электронный документ по вышеописанному алгоритму. Система не позволит удалить электронный документ, который подписан ЭП если установлен параметр Системы №2191 «Запретить удаление подписанного документа» в режим «Да»:
В таком случае нужно будет сначала откатить подписание документа путем выполнения действия Откатить контекстного меню заголовка раздела, после чего Система позволит его удалить.
Кроме того, в Системе есть возможность установить запрет на откат подписи другого пользователя. Для этого параметр Системы №2192 «Запретить откат чужих подписей» необходимо установить в положение «Да»:
Информация о том, кем и каким видом подписи подписываются различные электронные документы, будет отражена в отдельной таблице в конце каждого подраздела разделов 2 и 3 данных методических рекомендаций.
Для удобства поиска и отбора документов в разделе «Электронные документы» предусмотрена возможность отображения типа, номера и даты документа в дополнительных колонках грида заголовка:
Для их добавления в гриде необходимо зарегистрировать в словаре Словари ⇒ Свойства документов ⇒ Свойства документов (по каталогам) три записи со следующими характеристиками:
Внимание! Мнемокоды данных записей должны быть указаны именно так, как изображено на скриншотах выше, т.е. «ЭД_ТИПДОК», «ЭД_НОМЕРДОК» и «ЭД_ДАТАДОК». Все буквы ПРОПИСНЫЕ!
Для каждой из этих записей заголовка необходимо добавить одну запись в спецификации «Связи с разделами» со следующими характеристиками:
После такой настройки поля данных колонок грида будут автоматически заполняться соответствующими значениями из записи документарного раздела, на основании которой формирован электронный документ.
Для отработки в учете документов, созданных в прикладных разделах Системы используется настроечный словарь Словари ⇒ Правила отработки ⇒ Правила отработки. С подробным описанием настроек и вариантов применения данных правил можно ознакомиться в документе, расположенном на FTP-сервере по пути:
/master_disk/PARUS_8/БЮДЖЕТ/Инструкции/Бухгалтерский учет/Электронные документы/ Методические рекомендации по использованию словаря «Правила отработки» для отработки документов в учете.doc
Отработка документов, созданных в разделе Документы ⇒ Внутренние документы, выполняется с применением стандартных правил отработки, хранящихся в словаре Словари ⇒ Правила отработки ⇒Внутренние документы.
Для передачи документа на хранение в разделе Функции ⇒ Электронные документы необходимо, позиционируя курсор на нужной записи, в контекстном меню заголовка раздела выбрать пункт Передача на хранение.
Если в параметрах данной операции установить чек «Формировать карточку документа», указать каталог и тип документа, то в результате её выполнения для каждого передаваемого на хранение документа будет создана новая запись в разделе Функции ⇒ Картотека документов модуля «Управление деловыми процессами».
Если тип документа предварительно зарегистрировать в словаре Словари ⇒ Документы ⇒ Типы электронных документов модуля «Управление деловыми процессами», то в параметрах данной операции его можно будет не указывать. В таком случае в создаваемой записи Картотеки документов он будет инициализирован автоматически значением типа документа из связанной записи прикладного раздела, по которой происходило формирование электронного документа.
Если в комплектации Системы ПАРУС-Бюджет 8 у организации отсутствует модуль «Управление деловыми процессами», то чек «Формировать карточку документа» устанавливать не нужно.
В обоих случаях Система заполнит поле грида «Передан на хранение» значением «Да», после чего станут недоступны такие действия над документом, как Подписать, Исправить и Удалить.
При необходимости можно будет откатить состояние документа до предыдущего путем выполнения операции Откатить контекстного меню раздела.
