Парус-Бюджет 8: Бухгалтерия.
Все государственные и муниципальные учреждения при ведении бухгалтерского (бюджетного) учета должны применять формы электронных документов, утвержденные приказами Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н и от 15.04.2021 № 61н.
«Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» (пункт 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).
В данном определении существенны следующие моменты:
электронный документ – это «документированная информация», то есть, информация, имеющая реквизиты, позволяющие ее идентифицировать;
документированная информация представлена в виде, «пригодном для восприятия человеком», то есть это не любой двоичный файл, а, например, заполненный бланк первичного документа в электронной форме, сформированная печатная форма отчета в электронной форме.
Поэтому в рамках данного документа под электронным документом будет пониматься «файл, содержащий печатную форму документа» (в формате PDF или PDF/A-1A, позволяющем визуализировать печатную форму). Записи в разделах ПП «ПАРУС-Бюджет 8», двоичные и иные файлы не являются объектами рассмотрения данного документа.
Создание электронного документа в ПП «ПАРУС-Бюджет 8» осуществляется с использованием пользовательского отчета, формируемого непосредственно (без привязки к прикладному разделу) или из раздела, с которым связан.
Хранение электронных документов (как файлов, содержащих печатную форму документа) может осуществляться в следующих видах:
В файлах на компьютерах пользователей (вне ПП «ПАРУС-Бюджет 8») – при сохранении печатных форм документов или при экспорте в формате, позволяющем визуализировать печатную форму (например, PDF).
В разделе «Электронные документы» – при загрузке из файла или при формировании электронного документа из прикладного раздела.
Создание и впоследствии сохранение в разделе «Электронные документы» электронных первичных документов, для которых были реализованы отдельные документарные разделы, происходит из новых разделов при помощи формирования пользовательского отчета, и сохранения файла PDF в разделе «Электронные документы». Созданный электронный документ связывается с исходной записью заголовка документарного раздела. Сделать это можно несколькими способами:
при помощи чека «Переносить в электронные документы» при формировании пользовательского отчета;
при помощи действия «Скопировать в электронные документы» в разделе «Очередь печати отчета»;
при помощи ручной загрузки и ручном связывании в разделе «Электронные документы».
Таким способом можно создать документы не только из новых разделов, а при желании заказчика распространить этот подход и на другие отчеты существующих документарных разделов системы. При этом остаются «не охваченными» некоторые электронные регистры и отчеты.
Для хранения информации о сформированном регистре и/или отчете был реализован раздел «Электронные регистры и отчеты». Основное назначение раздела «Электронные регистры и отчеты» заключается в формировании и хранении в виде описаний следующих регистров и отчетов:
Регистры бухгалтерского учета по приказу Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н;
Электронные регистры бухгалтерского учета по приказу Минфина РФ от 15.04.2021 № 61н;
Бюджетная отчетность по приказу Минфина РФ от 28.12.2010 № 191н;
Бухгалтерская отчетность по приказу Минфина РФ от 25.11.2011 № 33н;
Налоговые регистры и отчетность.
В настоящий момент доработаны следующие пользовательские отчеты:
BG10660 «Журнал операций, ф.0504071 (ЭД)»;
BG9820 «Журнал операций по забалансовому счету, ф.0509213 (61н)»;
BG10690 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, 0504093»;
BG11140 «Кассовая книга, ф.0504514 (52н) (ЭД)».
Доработка остальных пользовательских отчетов запланирована на 2025 г.
Раздел «Электронные документы» применяется для хранения электронных документов (в формате PDF или PDF/A-1A), которые поступают в этот раздел из разных приложений Системы. Этот раздел не содержит формализованных атрибутов, таких как тип документа, дата документа и т.д., которые есть в разделе «Электронные регистры и отчеты». Раздел «Электронные регистры и отчеты» содержит сведения о созданном документе в виде карточки.
При желании клиента для раздела «Электронные регистры и отчеты» в приложении «УДП» можно настроить разную статусную модель для разных типов документов.
Для работы в разделе необходимо:
Согласовать с клиентом список регистров и отчетов, которых будут формироваться из раздела «Электронные регистры и отчеты»;
Согласовать с клиентом типы документов для утвержденного списка регистров и отчетов.
В типе документа, например, можно указывать код формы:
0504071 – для Журнала операций;
0509213 – для Журнала операций по забалансовому счету;
0504093 – для Журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;
0504514 – для Кассовой книги и т.д.
Для каждого используемого в разделе «Электронные регистры и отчеты» типа документа необходимо в разделе «Пользовательские отчеты» привязать свой пользовательский отчет для печати.
Например, для типа документа 0504071 привязать отчет BG10660 «Журнал операций, ф.0504071 (ЭД)», для 0509213 - BG9820 «Журнал операций по забалансовому счету, ф.0509213 (61н)», для 0504093 – BG10690 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, 0504093», для 0504514 - BG11140 «Кассовая книга, ф.0504514 (52н) (ЭД)» и т.д.
Получить от клиента список пользователей, которым потребуется работать в разделе «Электронные документы и отчеты», и предоставить им соответствующие права.
По мере необходимости пользователь создает заголовочную запись (карточку) в разделе «Электронные регистры и отчеты». В этой карточке указывает атрибуты, описывающие документ:
Документ (тип, №, дата);
Учреждение;
ПБЕ;
Начало периода;
Окончание периода;
Ответственный исполнитель;
Должность ответственного исполнителя.
Далее при помощи пользовательского отчета формирует файл PDF, сохраняет его в раздел «Электронные документы», и связывает с карточкой раздела «Электронные регистры и отчеты».
Рассмотрим в качестве примера создание регистров в виде электронного документа:
«Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф.0504093)»;
«Кассовая книга (ф.0504514)».
Внимание! Формирование Журнала операций по забалансовому счету (ф.0509213) описано в документе, расположенном на FTP-сервере по пути:
/master_disk/PARUS_8/БЮДЖЕТ/Инструкции/Бухгалтерский учет/Электронные документы/Методические_рекомендации_по_работе_с_электронными_документами_61н.doc
По приказу 52н:
[Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. 0504093) применяется бухгалтерским подразделением для регистрации в хронологическом порядке приходных кассовых ордеров (ф. 0310001) и расходных кассовых ордеров (ф. 0310002), созданных в форме электронных документов с использованием электронного документооборота и формирования информации об их статусах (новый, подписан, исполнен, аннулирован), за временной интервал, необходимый пользователю (субъекту учета) в течение финансового года.
Отражение приходного кассового ордера (ф. 0310001), зарегистрированного в Журнале (ф. 0504093), в статусе «исполнен» осуществляется при формировании Квитанции к приходному кассовому ордеру, подписываемой ЭЦП главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром.
В случае если по приходному кассовому ордеру (ф. 0310001) или расходному кассовому ордеру (ф. 0310002), зарегистрированному в Журнале (ф. 0504093) в статусе «подписан», кассовая операция в течение временного периода, установленного учетной политикой, но не более трех рабочих дней, не проведена, такой кассовый ордер аннулируется (переводится в статус «аннулирован»).
Журнал (ф. 0504093) в виде электронного документа, подписываемого ответственным исполнителем бухгалтерского подразделения ЭЦП, за временной интервал в течение финансового года по необходимости и (или) с периодичностью, предусмотренной учетной политикой, но не реже одного раза в год (по завершении отчетного финансового года).]
Регистрация приходных и расходных кассовых ордеров (ПКО, РКО) происходит в разделе «Кассовые документы».
Эти документы в Системе можно регистрировать несколькими способами:
Регистрация вручную;
Формирование на основании образца кассового документа;
Из Других разделов системы.
ПКО и РКО в форме электронных документов, как и остальные документы, являются связанные с соответствующей записью раздела «Кассовые документы» файлы формата PDF или PDF/A-1A.
ПКО, КРО в электронном виде подписывается сначала главным бухгалтером, а потом кассиром в разделе «Электронные документы» КЭП и ПЭП соответственно.
При желании клиента для раздела «Кассовые документы» в приложении «УДП» можно настроить статусную модель.
Если статусная модель приложения «УДП» не будет использоваться, то при формировании Журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф.0504093) статусы будут определяться по следующим критериям:
новый – если документ не аннулирован (не заполнена дата аннулирования), и не отработан в учете, и не подписан;
подписан – если документ не аннулирован и не отработан в учете и подписан кассиром и главным бухгалтером;
исполнен – если документ не аннулирован и отработан в учете;
аннулирован – если документ аннулирован (заполнена дата аннулирования).
Для создания Журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф.0504093) в виде электронного документа необходимо:
Добавить карточку документа в разделе «Электронные регистры и отчеты»:
Откройте раздел Электронные регистры и отчеты – пункт главного меню Документы – Электронные документы и регистры – Электронные регистры и отчеты.
В окне Электронные регистры и отчеты выберите пункт контекстного меню Добавить. Укажите значения в следующих атрибутах:
|
Документ (тип, №, дата) |
Укажите тип, номер и дату документа |
|
Учреждение |
Укажите учреждение |
|
ПБЕ |
Укажите ПБЕ |
|
Начало, Окончание |
Укажите период |
|
Описание |
Произвольное текстовое описание |
|
Ответственный исполнитель |
Укажите ответственного исполнителя |
|
Должность ответственного исполнителя |
Укажите должность ответственного исполнителя |
Сформировать пользовательский отчет с сохранением электронного документа в разделе «Электронные документы»:
В окне Электронные регистры и отчеты выберите пункт контекстного меню Расширение – Пользовательские отчеты. Выберите Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, 0504093. Укажите значения в следующих атрибутах:
|
Дата открытия, Дат закрытия |
Укажите даты открытия и закрытия Журнала |
|
Тип документа |
Укажите типы документов для ПКО и РКО для отбора, если в Журнал требуется вывести данные не по всем типам документов |
|
Выводить номер с префиксом |
Выставите чек, если номер документа нужно вывести с префиксом |
|
Тип документа, префикс, особая отметка отражающего движение денежных документов, счет учета денежных документов |
Укажите атрибуты, характерные для денежных документов |
|
Переносить в электронные документы |
Выставите чек для сохранения электронного документа (файла PDF) в раздел «Электронные документы» |
|
Каталог электронных документов |
Укажите каталог раздела «Электронные документы» |
Подписать электронный документ КЭП:
В окне Электронные регистры и отчеты выберите пункт контекстного меню Связи – Электронные документы.
В окне Электронные документы выберите пункт контекстного меню Подписать.
Укажите значения в следующих атрибутах:
|
Сертификат подписи |
Укажите сертификат, если выбран вид подписи УКЭП (Встроенная или Отсоединенная) |
|
Вид подписи |
– УКЭП встроенная – используется для встраивания КЭП в документ формата PDF или XML, и применяется с выбором сертификата; – УКЭП (отсоединенная) – используется для наложения отсоединенной КЭП, и применяется с выбором сертификата; – Простая электронная подпись (встроенная или отсоединенная) – используется для отображения штампа ПЭП в электронных регистрах и отчетах и применяется без выбора сертификата. |
После подписания электронного документа встроенной УКЭП в него добавляется секция, связанная с подписанием. Данная секция позволяет выполнить проверку достоверности подписи при помощи специального предназначенного для этого програмного обеспечения.
После подписания электронного документа отсоединенной УКЭП при выгрузке формируется несколько файлов: исходный документ, ЭП и файл с визуализацией электронного документа:
Печатная версия подписанного электронного документа (визуализация) содержит отметку (штамп):
Сохраненные описанным способом документы в разделе Электронные документы можно открыть или выгрузить в файл на компьтор для выполнения доступных для этого типа файлов операций. Например, эти файлы можно сохранить на внешний носитель или отправить по электронной почте.
По приказу 52н:
[Кассовая книга (ф. 0504514) применяется для учета движения наличных денежных средств в рублях и иностранной валюте, а также денежных документов. При этом поступление и выбытие наличной иностранной валюты (по видам валют) и денежных документов ведется на отдельных листах Кассовой книги (ф. 0504514).
Листы Кассовой книги (ф. 0504514), содержащие данные о движении денежных документов, должны содержать штамп (отметку) "Фондовый".
Итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются по денежным средствам (в рублях, в иностранной валюте (по видам валют)) и по денежным документам раздельно. В листах Кассовой книги (ф. 0504514), содержащих данные о движении денежных документов, строки "в том числе на заработную плату" и "Общий остаток денежных средств в кассе на конец дня" не заполняются.
Записи в Кассовую книгу (ф. 0504514) осуществляются по каждому кассовому приходному и расходному ордеру (фондовому приходному и фондовому расходному ордеру), оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги, денежные документы (полное оприходование в кассу наличных денег).
Записи в Кассовую книгу (ф. 0504514), формируемую в виде электронного документа (далее - электронная Кассовая книга), осуществляются в момент подписания кассиром ЭЦП каждого приходного кассового ордера, расходного кассового ордера либо скан-копии приходного кассового ордера, расходного кассового ордера, содержащего собственноручные подписи. В последнем случае лицом, ответственным за соответствие скан-копии подлиннику кассового ордера, содержащего собственноручные подписи, является кассир.
Квитанция к приходному кассовому ордеру, сформированному в электронном виде, подписывается ЭЦП главным бухгалтером или уполномоченным лицом и кассиром.
Формирование электронной Кассовой книги осуществляется ежедневно, включая рабочие дни, в которые кассовые операции не проводились.
Записи в Кассовой книге (ф. 0504514), сформированной на бумажном носителе или в электронном виде, сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером, иным лицом, на которое возложено ведение бюджетного (бухгалтерского) учета организаций бюджетной сферы, и в случае отсутствия несоответствий подписываются на бумажном носителе собственноручно, в электронном виде - ЭЦП.
Кассовая книга (ф. 0504514), сформированная на бумажном носителе (копия электронной Кассовой книги на бумажном носителе), должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью, а количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера. Ведение Кассовой книги (ф. 0504514) на бумажном носителе ручным, автоматизированным способом осуществляется в порядке, установленном Банком России для ведения кассовых операций в Российской Федерации.
С листом Кассовой книги (ф. 0504514) (копией электронной Кассовой книги на бумажном носителе), оформленным за соответствующий рабочий день, кассиром прошиваются кассовые документы, содержащие собственноручные подписи.]
Для создания Кассовой книги (ф.0504514) в виде электронного документа необходимо:
Добавить карточку документа в разделе «Электронные регистры и отчеты»:
Откройте раздел Электронные регистры и отчеты – пункт главного меню Документы – Электронные документы и регистры – Электронные регистры и отчеты.
В окне Электронные регистры и отчеты выберите пункт контекстного меню Добавить. Укажите значения в следующих атрибутах:
|
Документ (тип, №, дата) |
Укажите тип, номер и дату документа |
|
Учреждение |
Укажите учреждение |
|
ПБЕ |
Укажите ПБЕ |
|
Начало, Окончание |
Укажите дату, за которую формируется кассовая книга |
|
Описание |
Произвольное текстовое описание |
|
Ответственный исполнитель |
Укажите кассира |
Сформировать пользовательский отчет с сохранением электронного документа в разделе «Электронные документы»:
В окне Электронные регистры и отчеты выберите пункт контекстного меню Расширение – Пользовательские отчеты. Выберите Кассовая книга, ф.0504514 (52н) (ЭД). Укажите значения в следующих атрибутах:
|
Отражать данные в том числе по подчиненным учреждениям |
Выставите чек, если необходимо включить в отчет проводки и с принадлежностью, заданной в поле «Учреждение», и со всеми принадлежностями, по иерархии подчинёнными заданной, учитывая все уровни вложенности |
|
Счет денежных средств учреждения |
Укажите счета или маску счетов учета денежных средств учреждения |
|
Аналитические счета денежных средств (1 – 5) |
Укажите аналитические счета или маску счетов денежных средств остатков на оплату труда, стипендии, иные выплаты работникам |
|
Счет средств во временном распоряжении |
Укажите счета или маску счетов учета средств во временном распоряжении учреждения |
|
Аналитические счета средств во временном распоряжении (1 - 5) |
Укажите аналитические счета или маску счетов средств во временном распоряжении на оплату труда, стипендии, иные выплаты работникам |
|
Счет денежных документов учреждения |
Укажите счета или маску счетов учета денежных документов учреждения |
|
Счет денежных документов во временном распоряжении |
Укажите счета или маску счетов учета денежных документов во временном распоряжении учреждения |
|
Учитывать только ХО, связанные с КД |
Выставите чек, если необходимо включить в отчет только проводки, связанные с кассовыми документами |
|
Каталог календаря кассовой книги |
Укажите каталог кассовой книги, если при нумерации листов кассовой книги необходимо использовать календарь кассовой книги |
|
Номер первого листа при печати без календаря |
Укажите номер первого листа кассовой книги, если при нумерации листов календарь кассовой книги не используется |
|
Печатать общее количество листов (0 - Не печатать, 1 - За месяц, 2 - За год) |
Укажите вариант определения общего количества листов кассовой книги, отражаемого на титульном листе отчета |
|
Количество значащих строк на листе, кроме последнего |
Укажите максимальное количество строк с кассовыми операциями, которые будут отражены в таблицах всех листов отчета кроме последнего |
|
Количество значащих строк на последнем листе |
Укажите максимальное количество строк с кассовыми операциями, которые будут отражены в таблице на последнем листе отчета |
|
Печать с выводом только лицевой стороны вкладных листов |
Выставите чек для возможности печати отчета на одностороннем принтере со сквозной нумерацией листов |
|
Переносить в электронные документы |
Выставите чек для сохранения электронного документа (файла PDF) в раздел «Электронные документы» |
|
Каталог электронных документов |
Укажите каталог раздела «Электронные документы» |
Также есть возможность использования значений дополнительных свойств документа вместо незаполненных значений параметров отчета:
«Каталог календаря кассовой книги»: дополнительное свойство с мнемокодом «ЭРО_КатКалКК» (ссылка на словарь «Календарь кассовой книги» с методом вызова «Каталоги»);
«Номер первого листа при печати без календаря»: дополнительное свойство с мнемокодом «ЭРО_Ном1Лист» (число);
«Печатать общее количество листов (0 - Не печатать, 1 - За месяц, 2 - За год)»: дополнительное свойство с мнемокодом «ЭРО_ПечОбщКолЛист» (число).
Подписать электронный документ ПЭП и КЭП:
В окне Электронные регистры и отчеты выберите пункт контекстного меню Связи – Электронные документы.
В окне Электронные документы выберите пункт контекстного меню Подписать.
Укажите вид подписи и, при необходимости, сертификат подписи.
|
Сертификат подписи |
Укажите сертификат, если выбран вид подписи УКЭП (Встроенная или Отсоединенная) |
|
Вид подписи |
– УКЭП встроенная – используется для встраивания КЭП в документ формата PDF или XML, и применяется с выбором сертификата; – УКЭП (отсоединенная) – используется для наложения отсоединенной КЭП, и применяется с выбором сертификата; – Простая электронная подпись (встроенная или отсоединенная) – используется для отображения штампа ПЭП в электронных регистрах и отчетах и применяется без выбора сертификата. |
При этом, поскольку визуальный формуляр Кассовой книги предполагает наличие подписей на каждом листе, включая титульный, кассиру и главному бухгалтеру необходимо на сформированный ЭД накладывать столько ЭП, сколько листов содержит документ (включая титульный лист):
Печатная версия подписанного электронного документа (визуализация) содержит отметки (штампы):
