Парус-Бюджет 8: Бухгалтерия.
С 1 января 2024 года все государственные и муниципальные учреждения при ведении бухгалтерского (бюджетного) учета должны применять формы электронных документов, утвержденные приказами Минфина от 15.04.2021 № 61н.
Данные методические рекомендации предназначены для описания разделов и функциональных возможностей ПАРУС-Бюджет 8, предназначенных для подготовки, создания и хранения первичных электронных бухгалтерских документов, установленных приказом Минфина № 61н.
Согласно Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ, электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
В данном определении существенны следующие моменты:
электронный документ – это «документированная информация», то есть, информация, имеющая реквизиты, позволяющие ее идентифицировать;
документированная информация представлена в виде, «пригодном для восприятия человеком», то есть это не любой двоичный файл, а, например, заполненный бланк первичного документа в электронной форме, сформированная печатная форма отчета в электронной форме.
Поэтому в рамках данного документа под электронным документом будет пониматься «файл, содержащий печатную форму документа» (в формате PDF или PDF/A-1A, позволяющем визуализировать печатную форму).
При работе с данными методическими рекомендациями подразумевается, что пользователь Системы ПАРУС-Бюджет 8 обладает знаниями принципов функционирования и навыками применения стандартного функционала Системы с целью отражения в ней операций бухгалтерского учета, а также владеет теорией бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях, в том числе ознакомлен с положениями приказа Минфина от 15.04.2021 № 61н и методическими рекомендациями Минфина в отношении внедрения электронного документооборота в бухгалтерском (бюджетном) учете государственных (муниципальных) учреждений:
<Письмо> Минфина России от 01.12.2021 № 02-07-07/98091 "О Методических рекомендациях по переходу на применение в 2022 году унифицированных форм электронных первичных документов";
<Письмо> Минфина России от 01.12.2022 № 02-07-07/117981 "О Методических рекомендациях по переходу на применение с 2023 года унифицированных форм электронных первичных документов";
<Письмо> Минфина России от 31.08.2023 № 02-06-07/83273 "Методические рекомендации по реализации электронного документооборота, сформированные по итогам "пилотного" внедрения";
<Письмо> Минфина России от 30.11.2023 № 02-06-07/115365 "Методические рекомендации по реализации электронного документооборота, сформированные по итогам второго этапа "пилотного" внедрения";
<Письмо> Минфина России от 01.04.2024 № 02-06-06/29423 "Методические рекомендации по применению отдельных унифицированных форм электронных документов, утвержденных приказом № 61н, в рамках реализации электронного документооборота";
<Письмо> Минфина России от 30.07.2024 N 02-06-06/70843 "Методические рекомендации по применению отдельных унифицированных форм электронных документов, утвержденных приказом N 61н, в рамках реализации электронного документооборота";
<Письмо> Минфина России от 01.07.2024 N 02-06-06/61122 "Методические рекомендации по применению Общих требований к организации инвентаризации активов и обязательств, установленных СГС "Учетная политика" (вместе с "Методическими рекомендациями к Общим требованиям к организации инвентаризации активов и обязательств, осуществляемой в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности").
Создание электронного документа в ПАРУС-Бюджет 8 осуществляется с использованием пользовательского отчета, формируемого непосредственно (без привязки к прикладному разделу) или из раздела, с которым связан.
Хранение электронных документов (как файлов, содержащих печатную форму документа) может осуществляться в следующих видах:
В файлах на компьютерах пользователей (вне ПАРУС-Бюджет 8) – при сохранении печатных форм документов или при экспорте в формате, позволяющем визуализировать печатную форму (например, PDF).
В разделе «Электронные документы» – при загрузке из файла или при формировании электронного документа из прикладного раздела.
Общий алгоритм работы по подготовке и созданию электронного документа в ПАРУС-Бюджет 8 можно описать следующей схемой:
Стоит отметить, что вышеописанная схема работы для некоторых типов электронных документов может иметь свои отличительные особенности и некоторые операции в ней могут отсутствовать. Например, при формировании Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф.0510434) отсутствует операция создания комиссии и листа голосования, т.к. приказом Минфина № 61н для данного документа голосование не предусмотрено.
В разделах 2 и 3 данных методических рекомендаций процесс создания каждого электронного документа будет описан более подробно.
Такие операции, как Создание комиссии, Создание листа голосования, Голосование, Подписание ПЭП, УКЭП и Отработка в учете являются типовыми операциями и подробно будут описаны в разделе «Общая информация». В разделах с описанием подготовки электронных документов эти операции подробно описаны не будут, а будет лишь отсылка к тому, что на определенном этапе работы с электронным документом необходимо выполнить ту или иную типовую операцию.